Vereinsreisen organisieren: Das sollten Sie beachten

Fünf gute Gründe, warum Sie Vereinsfahrten anbieten sollten

Vereinsfahrten sind nicht nur dazu da, um dem Vereinsalltag mehr Abwechslung zu geben. Es gibt vielseitige Gründe, warum Sportvereine ihren Mitgliedern die Teilnahme an Trainingscamps und Vereinsreisen anbieten sollten:

Klassifizierung – Wann ist eine Vereinsreise eine Vereinsreise?

Sobald eine Vereinsreise ansteht, muss klar definiert werden, welchem Ziel diese dient. Rechtlich werden folgende Arten unterschieden:

Dient Ihre Vereinsreise also ausschließlich der Zweckverwirklichung oder sind Sie vielleicht schon unwissentlich Pauschalreiseveranstalter? Selbst bei gemischten Reisen mit beispielsweise Trainingslager und Besichtigung einer touristischen Sehenswürdigkeit wird der Verein schnell zum Reiseveranstalter. Dazu müssen Sie lediglich zwei der folgenden Hauptleistungen anbieten: Übernachtung, Beförderung oder touristische Leistungen wie Führungen oder Eintrittskarten.

Gut zu wissen: Eine Ausnahmeregelung besteht, wenn Sie maximal zwei Reisen im Jahr nur für Mitglieder anbieten und mit der Reise keinen Gewinn erzielen. Der Verein ist dann lediglich ein Gelegenheitsveranstalter.

Informations- und Hinweispflicht als Reiseveranstalter

Wenn Ihr Verein zum Reiseveranstalter wird, resultiert zwingend die Informations- und Hinweispflicht. Sie müssen Ihren Mitgliedern bzw. den Teilnehmenden der Vereinsreise folgende Informationen mitteilen:

Die wichtigste Informationspflicht für Vereine besteht darin, in allen Dokumenten zu jeder Zeit deutlich zu machen, dass Sie der Reiseveranstalter sind – sofern der Verein die Organisation selbst übernimmt.

Gemeinnützigkeit und Steuervergünstigung

Vereine sind grundsätzlich steuerpflichtig. Handelt es sich jedoch um einen gemeinnützigen Verein, gelten besondere Regelungen bei der Besteuerung. Durch das Ehrenamt ergeben sich keine oder ermäßigte Steuerabgaben in den Bereichen Körperschafts-, Gewerbe- und Umsatzsteuer.

In Bezug auf Vereinsreisen ist der Gesetzgeber der Meinung, dass diese den Zusammenhalt fördern und eine notwendige gesellschaftliche Ergänzung darstellen. Das wirkt sich auch auf Steuervergünstigungen aus. In § 58 Nr. 7 AO heißt es deshalb: „Die Steuervergünstigung wird nicht dadurch ausgeschlossen, dass eine Körperschaft gesellige Zusammenkünfte veranstaltet, die im Vergleich zu ihrer steuerbegünstigten Tätigkeit von untergeordneter Bedeutung sind.“

Haftung und Aufsichtspflicht bei Vereinsreisen

Die allgemeine Aufsichtspflicht besteht in der Regel bis zum Alter von 18 Jahren. Somit sind Haftung und Aufsichtspflicht gerade bei Minderjährigen auf einer Vereinsreise oder im Feriencamp ein wichtiges Thema. Beides dient dazu, dass alle Teilnehmenden auf der Reise sicher und geschützt sind. Der genaue Inhalt und Umfang der Aufsichtspflicht ist gesetzlich nicht eindeutig festgeschrieben. Vereine haben allerdings grundsätzlich die Pflicht, für alle notwendigen Sicherheitsvorkehrungen zu sorgen. Dazu gehören beispielsweise:

Sollte trotz aller Vorkehrungen ein Sportunfall oder eine Verletzung eintreten, haftet der Verein in der Regel gegenüber den Betroffenen. Als Reiseveranstalter haftet der Verein aber nicht nur für Personen, Sach- und Vermögensschäden, sondern auch wenn Schäden vom Beförderungsunternehmen oder der Unterkunft verursacht werden. Es ist daher wichtig, dass Vereine und Veranstalter von Feriencamps ihre Haftung und Aufsichtspflicht sorgfältig prüfen und alle notwendigen Schritte unternehmen, um die Sicherheit und den Schutz der Teilnehmer zu gewährleisten. Hier sollten Vereine zwingend an Haftpflicht-, Personen und Sachschadenversicherung denken. Ziel muss immer sein, dass die aufsichtspflichtige Person dafür sorgt, dass niemand zu Schaden kommt und auch niemand anderem Schaden zufügt.

Passender Versicherungsschutz für Ihren Verein und alle Mitreisenden

Egal, ob auswärtiges Turnier oder entspannte Team-Reise ins Grüne: Gerade bei nicht alltäglichen Aktivitäten sollte die Absicherung Ihres Vereins und der Mitreisenden an erster Stelle stehen. Daher gibt es spezielle Reiseversicherungen für Vereine, die verschiedene Versicherungsleistungen kombinieren. So können beispielsweise entsprechende Unfall-, Haftpflicht- und Auslandsreisekrankenversicherungen gleich zusammen mit einer Veranstalter-Haftpflichtversicherung abgeschlossen werden. Und auch gegen Kosten für einen medizinisch notwendigen Rücktransport oder den Verlust von Gepäck können Sie Ihren Verein absichern.

Braucht man als Verein eine Insolvenzversicherung für Reisen?

Nach § 651 r BGB müssen Reiseteilnehmer gegen eine mögliche Insolvenz des Veranstalters abgesichert werden. Ausgenommen sind davon nur gemeinnützige Vereine, die eintägige Vereinsreisen bis 500 Euro organisieren oder maximal zweimal im Jahr mehrtägige Reisen für Vereinsmitglieder mit begrenzter Personenzahl veranstalten. Falls es sich bei Ihrer Vereinsreise also um eine Pauschalreise handelt, für die im Vorfeld Reisekosten von den Teilnehmenden bezahlt wurden, sind Sie verpflichtet, eine Insolvenzversicherung für Vereinsreisen abzuschließen.

Zuschüsse für Vereinsfahrten nutzen

Prinzipiell sollte sich jeder Verein über eigene Einnahmen finanzieren können. Aber diese reichen nicht immer aus, um gewünschte Projekte oder größere Veranstaltungen zu realisieren. Eine Vereinsförderung kann die Durchführung solcher Pläne möglich machen. In Deutschland gibt es verschiedene Fördertöpfe, die Ihre Projekte unterstützen können. Zum Beispiel von:

Die erste Anlaufstelle auf der Suche nach Zuschüssen für Vereinsreisen sind meist Unternehmen aus der Region. Darüber hinaus können Vereine für das gleiche Vorhaben auch bei der jeweiligen Kreis- oder Stadtverwaltung Zuschüsse beantragen. Wenn das Geld knapp ist, kann alternativ auch Sponsoring, Crowdfunding oder Fundraising zur finanziellen Unterstützung verhelfen.

Zuschüsse aus der Vereinskasse

Sobald Vereinsreisen zu geselligen Zwecken bezuschusst werden, also durch die Übernahme von Reisekosten, ist dies eine unentgeltliche Zuwendung. In gemeinnützigen Vereinen sind etwaige Leistungen nur bis zu 60 Euro pro Person und Jahr zulässig. Höhere Zuwendungen gefährden die Gemeinnützigkeit. Auch sollte die Reiseorganisation gesetzliche Vorschriften der Abgabenordnung (AO) kennen, um die Gemeinnützigkeit nicht zu gefährden:

Zuschüsse dürfen also keinen gewerblichen, sondern nur satzungsmäßigen Zwecken dienen.