Vereinsjubiläum oder -feier geplant? So organisieren Sie richtig

Warum Vereinsfeste wichtig sind

Vereine werden nicht nur von den Sportangeboten getragen, die sie ihren Mitgliedern bieten, sondern auch und insbesondere durch ihre gemeinschaftliche und soziale Atmosphäre. Eine zentrale Aufgabe der Vereinsverantwortlichen ist es deshalb nicht nur für professionelles Training und eine angemessene Ausstattung zu sorgen, sondern auch für gute Laune und ein geselliges Vereinsleben. Eine wichtige Rolle spielen dabei nicht zuletzt Vereinsfeste und -veranstaltungen. Denn hier kommen Mitglieder zusammen und können sich auch abseits der täglichen Vereinsarbeit kennenlernen und austauschen.

Zudem bieten Feste – ganz egal ob Vereinsjubiläum, Weihnachts- und Sommerfest oder Tag der offenen Tür – eine ganze Reihe von Vorteilen für Vereine:

Vereinsjubiläum: Immer ein Grund zum Feiern

Ob 1. oder gar 100-Jähriges: Vereinsjubiläen eignen sich besonders als Anlass für Vereinsfeste, weil sie dem Verein eine passende Möglichkeit bieten, auf die eigene Geschichte zurückzublicken und bestimmte Meilensteine zu feiern.

Zudem können auf einer Jubiläumsfeier verdiente Mitglieder geehrt oder gewisse Projekte des Sportvereins in den Mittelpunkt gerückt werden. Und nicht zuletzt sorgen runde Geburtstage in der Regel auch für öffentliche und mediale Aufmerksamkeit, die Vereine nutzen können, um für ihre Arbeit und um neue Interessenten und Sponsoren zu werben.

Ein Vereinsjubiläum kann sich sowohl auf das Bestehen des gesamten Sportvereins an sich beziehen als auch auf die Gründung gewisser Abteilungen oder die Mitgliedschaft einzelner langjähriger Mitglieder.

Weihnachtsfeier im Verein: Das Jahr festlich ausklingen lassen

Eine ähnlich gute Möglichkeit für eine ausgelassene Vereinsfeier wie ein Jubiläum bietet das alljährliche Weihnachtsfest. Dieses ist nicht zuletzt perfekt für eine Vereinsfeier geeignet, weil es neben einer Neujahrsfeier gleichzeitig auch als gelungener Jahresabschluss dienen kann.

Angesichts der Tatsache, dass die Vereinsmitglieder hier womöglich das letzte Mal vor Jahresende zusammenkommen, ist eine Weihnachtsfeier der perfekte Moment, um auf die Ereignisse des Jahres zurückzublicken, die Highlights Revue passieren zu lassen und einen kleinen Ausblick in die Zukunft des Vereins zu wagen – sei es durch eine offizielle Festrede oder eine Foto-Slideshow im Hintergrund.

Private Partys im Vereinsheim: Wer haftet bei einem Unfall?

Vereinsheime werden gerne von Vereinsmitgliedern oder auch Außenstehenden für private Feiern wie zum Beispiel Geburtstagspartys oder Hochzeiten gebucht. Damit es wunderbare und sichere Feste werden, hier einige Informationen und Tipps.

Verkehrssicherungspflicht: Dieser sperrige Begriff besagt, dass Sie als Verein grundsätzlich Gefahren eines von Ihnen genutzten Gebäudes beseitigen müssen. Zum Beispiel müssen die Treppengeländer sicher sein, die Beleuchtung muss ausreichen und es darf keine Stolperfallen geben. Die Verkehrssicherungspflicht gilt für eigene Gebäude genauso wie für gemietete oder überlassene Immobilien.

Wie hilft die ARAG?

In der ARAG Sportversicherung ist eine Haus- und Grundbesitzer-Haftpflichtversicherung enthalten. Falls Ihnen als Verein zum Beispiel der Vorwurf gemacht wird, dass jemand ausgerutscht ist, weil der Boden frisch gewischt wurde, prüfen wir das, wehren unberechtigte Ansprüche ab und befriedigen berechtigte Ansprüche.
Der Versicherungsschutz besteht nicht nur beim Sport, sondern auch, wenn Sie Ihr Vereinsheim für eine private Feier zur Verfügung stellen. Sie müssen jedoch immer dafür sorgen, dass Gefahren Ihres Gebäudes beseitigt werden – unabhängig davon, von wem es gerade genutzt wird.

Gut zu wissen: Der Gastgeber haftet auch

Wenn Sie einem Vereinsmitglied die Möglichkeit geben, zum Beispiel seine Silberne Hochzeit in den Vereinsräumen zu feiern, sind Sie nicht der Veranstalter, sondern das einladende Ehepaar. Dieses ist für den Ablauf der Feier zuständig und muss mögliche Gefahrenquellen beseitigen. Wenn der Gabentisch schlecht zusammengeschraubt ist und einem Gast auf die Füße fällt oder wenn die Servicekraft den Rotwein auf den Anzug eines Gastes verschüttet, richten sich die Schadensersatzansprüche gegen die Gastgeber und nicht gegen den Verein.

Wie reagierte der Verein?

Der Verein reichte dem Versicherungsbüro beim LSB/LSV das Anspruchsschreiben, eine ausgefüllte Sport-Schadenmeldung für Haftpflichtschäden sowie Fotos der Rasenfläche samt Sturzstelle ein.

Wie half die ARAG?

Die ARAG prüfte die Schadensersatzansprüche des verletzten Vaters im Rahmen der für den Verein im Sportversicherungsvertrag bestehenden Haus- und Grundbesitzer-Haftpflichtversicherung. Im Rahmen und Umfang des Sportversicherungsvertrags ist der Verein als Vermieter von Grundstücken, Gebäuden, Räumen und Einrichtungen, die dem üblichen und gewöhnlichen Verbands- und Vereinsbetrieb dienen, versichert.

Warum der Verein nicht leisten musste

Für den versicherten Sportverein wies die ARAG die erhobenen Schadensersatzansprüche zurück, da für den Sturz kein schuldhaftes Handeln oder Unterlassen des Sportvereins ursächlich wurde. Eine natürliche Bodenoberfläche wie ein Rasen weist Unebenheiten auf. Dies ist jedem Nutzer bekannt. Ein Loch oder eine tiefe Unebenheit im Rasen war anhand der Fotos vom Schadentag nicht zu erkennen. Zudem ist Nässe aufgrund von Morgentau eine natürliche Erscheinung, die vom Sportverein weder beeinflusst noch beseitigt werden kann. Dieser Umstand stellt keine Kausalität zu der erlittenen Verletzung her. Auf Naturgegebenheiten hat sich jeder Nutzer selbst einzustellen. Die ARAG wehrte als Haftpflichtversicherer insgesamt die unbegründete Forderung ab, die gegenüber dem versicherten Sportverein geltend gemacht worden war. Somit konnte dieser sich gegen die unberechtigte Forderung zur Wehr setzen.

„Die Spieler sind sich bewusst, dass Verletzungen möglich sind“, heißt es in einem anderen Fall wegen problematischer Platzverhältnisse.

Losgelöst davon: Vermietende Vereine müssen immer dafür sorgen, dass offensichtliche und erkennbare Gefahren von Gebäuden, Räumen und Außenflächen beseitigt werden – unabhängig davon, von wem sie gerade genutzt werden.

Vereinsfeier planen: Die richtige Organisation ist das A und O

Um nicht in Stress zu verfallen, empfiehlt sich für die Planung Ihrer Vereinsfeier eine Vorlaufzeit von mindestens zwei bis drei Monaten. So haben Sie genug Zeit, damit das Fest zum vollen Erfolg wird. Auch das Datum spielt dabei eine wichtige Rolle. Feiertage, Ferientermine oder Parallelveranstaltungen werden zur Konkurrenz für Ihre Vereinsfeier. Sorgen Sie dafür, dass so viele Menschen wie möglich den Termin an dem gewählten Datum wahrnehmen können. Damit kein wichtiger Organisationspunkt unter den Tisch fällt, verdeutlicht die Grafik einige wichtige Punkte und die empfohlene Reihenfolge, in der Sie die Vereinsfeier planen.

Wie soll gefeiert werden?

An Anlässen für eine Vereinsfeier besteht kein Mangel. Doch wie soll diese Feier eigentlich genau aussehen – und mit welcher Art von Festivitäten erreichen Sie Ihre Vereinsmitglieder am besten? Wir haben ein paar Ideen für Sie zusammengestellt:

Damit das Vereinsfest zum vollen Erfolg wird – Gäste einladen und Mitglieder informieren

Wollen Sie zu Ihrem Fest Gäste anlocken, die nicht aus dem direkten Vereinsumfeld kommen? Dann brauchen Sie dafür die richtige Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit. Wichtig sind hierbei auch die entsprechenden Einladungen. Denn wie sollen Interessierte sonst herausfinden, was Sie planen?

Achten Sie bei der Erstellung Ihrer Einladungsschreiben sowohl auf die Angabe der wichtigsten Eckdaten (Datum, Ort, Anlass, Uhrzeit etc.) als auch auf die richtigen Versandkanäle. Laden Sie nur Vereinsmitglieder ein, dann kann es bereits ausreichen, die Einladungen per E-Mail-Verteiler zu verschicken oder als Flyer auf dem Vereinsgelände auszulegen. Wollen Sie wiederum ein größeres Publikum anlocken, dann sollten Sie sich auch um andere Kommunikationswege bemühen. Je nach gewünschter Größe der Feier eignen sich hierfür Inserate in lokalen Zeitschriften, Hinweise in Ihrem Newsletter oder auf der Vereinshomepage, Posts bei Social Media oder der Aushang von Plakaten in der Gemeinde.

Einladungen für Ehrengäste zum Vereinsjubiläum wiederum sollten Sie unbedingt postalisch verschicken.

Mit Reden zum Vereinsjubiläum begeistern

Feiert Ihr Verein einen besonderen Moment, dann sollte dieser auch ausreichend gewürdigt werden. Besonders gut gelingt dies in der Regel mit einer Festrede, die entweder von einem Vereinsverantwortlichen (z. B. dem Vorstand) oder gar von einem Gast gehalten wird. Hierfür kommen zum Beispiel prominente Sponsoren bzw. Unterstützer des Vereins oder Repräsentanten der Gemeinde, wie der Bürgermeister o. Ä. in Frage.
Damit eine Rede ihr Ziel nicht verfehlt, sollte der Verein dem Redner jedoch immer ein paar Details mit auf den Weg geben und die wichtigsten Punkte verschriftlichen.

Je mehr Orientierungspunkte Sie dem Redner mitgeben, desto besser kann dieser sich vorbereiten.

Vereinsfest organisieren: Ideen für ein spannendes Programm

Sind der Zeitpunkt und der Ort für Ihre Vereinsfeier erst mal festgelegt, dann ist es als Nächstes an der Zeit, das entsprechende Programm zu planen. Doch welche Programmpunkte kommen für so ein Fest infrage? Wir haben einige Ideen für Sie zusammengestellt:

Verlieren Sie bei der Planung des Programmes nicht die Zeit aus den Augen. Zu wenig Aktion kann zu langen Wartezeiten und Langeweile führen. Übermäßig viele Programmpunkte hingegen wirken unter Umständen gezwungen und hektisch. Planen Sie daher die Acts mit entsprechenden Zeiten ein. Weitere Tipps erhalten Sie in unserem Artikel Checkliste für Ihre Veranstaltungsplanung.

Verpflegung auf der Vereinsfeier planen: Catering oder Selbstgemachtes?

Nicht fehlen darf auf einer Vereinsfeier die entsprechende Verpflegung: Von alkoholischen und alkoholfreien Getränken über Snacks für zwischendurch bis hin zum Mittag- oder Abendessen. Für diesen Service kann der Verein entweder selbst sorgen oder einen entsprechenden Zulieferer bzw. Dienstleister wie einen Catering-Service engagieren. Letzterer kann nicht nur die entsprechenden Speisen, Snacks und Getränke bereitstellen, sondern auch das nötige Personal und Geschirr.

Ob Sie für die Verköstigung auf Ihrem Vereinsfest einen Dienstleister beauftragen oder vereinsintern selbst delegieren und erledigen, sollten Sie vor allem von den verfügbaren Kapazitäten und dem vorhandenen Budget abhängig machen. Denn Catering-Services sind kostspielig, besonders, wenn sie für einen ganzen Abend oder sogar einen ganzen Tag für viele Personen gebucht werden müssen.

Eventuell ist Ihr Vereinsfest auch eine geeignete Gelegenheit, potenzielle Sponsoren aus der Gastronomie anzuschreiben. Diese könnten dann mit Eigenwerbung auf Ihrer Vereinsfeier auftreten. Sie sparen dann wiederum bei den Kosten für Essen, Getränke oder Service.

Hygienevorschriften bei Vereinsfesten

Oft in Vergessenheit gerät bei Vereinsfeiern mit entsprechendem Speise- und Getränkeangebot, dass hier bestimmte lebensmittelrechtliche Vorgaben eingehalten werden müssen (auch, wenn für Vereinsfeste gewisse Erleichterungen gelten). So sollte der Veranstalter des Festes sowohl auf die Lebensmittelhygiene achten als auch auf die Personalhygiene.

Zur Lebensmittelhygiene gehört dabei unter anderem:

Zur Personalhygiene gehören wiederum die Einhaltung von Hygienestandards wie:

Zudem sollte Personal, das Anzeichen einer Krankheit oder Hautkrankheit zeigt, nicht eingesetzt werden bzw. unter keinen Umständen in Kontakt mit Küchenoberflächen oder Lebensmitteln kommen.

Allergenkennzeichnung bei Vereinsfesten

Auch wenn bei vielen Events und Veranstaltungen mittlerweile die Zusatzstoffe in den jeweiligen Speisen angegeben werden (etwa Phosphat, Konservierungsstoffe und Farbstoffe sowie Allergene), ist ein komplettes Zutatenverzeichnis bei Vereinsfesten in der Regel nicht qua Gesetz erforderlich. Zudem hat die EU-Kommission zuletzt klargestellt, dass auch die Regeln zur Allergenkennzeichnung nur an Orten wie Kantinen, Bäckereien und Gasthäusern gelten, nicht jedoch im ehrenamtlichen Bereich. Trotzdem sollten Sie sich im besten Fall bei Ihren Gästen über etwaige Lebensmittelunverträglichkeiten informieren und/oder versuchen, bestmöglich auf diese hinzuweisen (z. B. auf mögliche Allergene wie Erdnüsse, Weizen oder Sellerie).

Die ARAG Sportversicherung steht Ihnen auch bei Ihrem Vereinsfest zur Seite. Für die Vorbereitung, Durchführung und für die Aufräumarbeiten besteht der volle Versicherungsschutz der Sportversicherung. Die offiziell beauftragten Helfer sind auch dann versichert, wenn sie kein Mitglied im Verein sind.

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