Checkliste für Ihre Veranstaltungsplanung
Ob eine Veranstaltung gelingt, hängt davon ab, wie gut sie geplant und durchgeführt wird. Unsere Tipps führen Sie Schritt für Schritt durch die Veranstaltungsplanung.
23.11.2022 • 8 min Lesezeit
Verein als Veranstalter – Sicherheit geht vor
Die Veranstaltung des eigenen Vereins stärkt den Zusammenhalt und ist eine Chance, neue Mitglieder zu gewinnen. Sie soll aber auch allen Gästen eine schöne Zeit bereiten. Aber was ist, wenn etwas passiert, was so nicht vorgesehen war? Veranstalter können von Mitgliedern und Gästen für entstandene Schäden haftbar gemacht werden und damit den Vorstand in ernste Schwierigkeiten bringen. Mit durchdachter Veranstaltungsplanung und koordinierter Durchführung lassen sich solche Szenarien meistens verhindern. Und wenn doch mal etwas schiefgeht, hilft der richtige Versicherungsschutz.
Veranstaltungen, die einen öffentlichen Charakter haben, müssen in der Regel angemeldet werden. Häufig muss auch ein (temporärer) Nutzungsänderungsantrag gestellt werden, wenn man den eigentlichen Nutzen einer baulichen Anlage ändert. Das ist z.B. dann der Fall, wenn Sie die Lagerhalle Ihres Vereinsheims zu einem Oster- oder Weihnachts-Basar machen. Oder wenn das Sommerfest des Vereins aus Platzmangel auf einen an das Vereinsgelände angrenzenden Parkplatz ausgedehnt werden soll. Die Notwendigkeit zur Anmeldung einer Veranstaltung besteht auch, wenn diese zwar privat ist, aber die Öffentlichkeit davon beeinträchtigt sein könnte. Dabei geht der Gesetzgeber sehr weit. Direkte Beeinträchtigungen entstehen bei hohen Besucherzahlen und nötigen Parkplätzen. Ist darüber hinaus mit einer Geruchs- oder Lärmbelästigung zu rechnen, können Ausnahmegenehmigungen erforderlich werden, die aber die Erfordernisse der reinen Veranstaltungsgenehmigung sprengen.
Der erste Schritt ist daher, die Veranstaltung zumindest grob zu planen und das Vorhaben frühzeitig mit der zuständigen Behörde abzustimmen und genehmigen zu lassen. Zuständig ist meistens das Ordnungsamt bzw. das Bürgermeisteramt, manchmal aber auch das Bauamt oder das Grünflächenamt. Das hängt vom Veranstaltungsort und der behördlichen Struktur ab. Bei der Genehmigung sind häufig auch Genehmigungsfristen zu beachten – in der Regel mindestens vier Wochen.
Auch wenn man keine Getränke ausschenkt: Toiletten müssen sein. Wie viele Damentoiletten, Herrentoiletten, Urinale und Toiletten für Rollstuhlfahrer vorhanden sein müssen, hängt von der Anzahl der Besucherinnen und Besucher ab. Je nach Bundesland können die Werte hier unterschiedlich sein. Eine erste Orientierung bieten die folgenden Zahlen aus der sogenannten Muster-Versammlungsstättenverordnung. Die ermittelten Zahlen werden auf ganze Zahlen aufgerundet. Mindestens eine je zwölf der erforderlichen Toiletten muss barrierefrei sein.
Beispiel: Sie erwarten 500 Besucher. Dann brauchen Sie bei den Damen drei Toiletten für die ersten 100 Besucher plus für die 400 weiteren Besucher 1,2 Toiletten je 100 Besucher (4 x 1,2) also insgesamt acht Damentoiletten. Bei den Herren sind es ein Toilettenbecken für die ersten 100 Besucher plus für die 400 weiteren Besucher 0,4 Toilettenbecken je 100 Besucher (4 x 0,4) also insgesamt drei Toilettenbecken. Sowie bei den Urinalbecken zwei plus (4 x 0,8) also sechs insgesamt.
| Besucher | Damentoiletten | Herrentoiletten | |
| Toilettenbecken | Toilettenbecken | Urinalbecken | |
| bis 100 | 3 | 1 | 2 |
| über 100, je weitere 100 | 1,2 | 0,4 | 0,8 |
| über 1.000, je weitere 100 | 0,9 | 0,3 | 0,6 |
| über 20.000, je weitere 100 | 0,6 | 0,2 | 0,4 |
Einige Bundesländer ändern aktuell ihre Verordnungen, sodass nur noch „ausreichend“ Toiletten vorhanden sein müssen. Es gibt dann keine festen Rechnungen mehr. Veranstalter müssen die Art und den Ablauf der Veranstaltung berücksichtigen, also ob es sich um eine Messe mit Besuchern über den Tag verteilt handelt oder ein Fußballspiel mit Halbzeitpause.
Sicherheitskonzept für Veranstaltungen und Zusammenarbeit mit Behörden
Einen Überblick über die Vorschriften gibt die Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättV). Viele Vorschriften sind aber Baurecht und damit Landesrecht. Hier hilft ein Blick in die Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslandes.
Die Behörde hat das Recht, dem Veranstalter Auflagen zu machen. Art und Umfang ergeben sich aus den Bestimmungen vor Ort. Dabei kann es um Belange des Umweltschutzes gehen, aber auch um den Schutz der Anwohner vor Belästigung durch Lärm, Abfälle oder hohes Verkehrsaufkommen.
Bei Großveranstaltungen ab 5.000 Besuchern ist ein Sicherheitskonzept zwingend erforderlich. Bereits darunter sollten Planungen zur Vorsorge und dem Verhalten bei Not- und Gefahrenfällen allerdings auch selbstverständlich sein.
Da Sie als Veranstalter keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit von Rettungsdienst, Feuerwehr und Polizei (hoheitliche Aufgaben) haben, sollten Sie die entsprechenden „privaten“ Gegenstücke wie Sanitätsdienst, Brandsicherheitswache und Ordnungsdienst bei der Veranstaltung einbinden. Im Vorfeld sollten aber dennoch Abstimmungstermine mit Polizei und Feuerwehr stattfinden. Ansprechpartner sind die jeweiligen Leitstellen.
Biegen Sie sich keine Vorschriften zurecht, sondern klären Sie im Zweifel möglichst frühzeitig, ob die rechtlichen Bestimmungen auf Ihr Vorhaben zutreffen. Im Schadensfall müssen Sie lückenlos nachweisen können, dass Sie alle Bestimmungen eingehalten und das Ereignis nicht hätten abwenden können (Beweislage).
Sanitätsdienst bei Sportveranstaltungen
Bei Sportveranstaltungen ist die Anwesenheit von Sanitätern wichtig. Der Sanitätsdienst darf für gewöhnlich keine Krankentransporte durchführen. Er ersetzt also nicht den Rettungsdienst. Für den Einsatz von Sanitätern gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, sondern lediglich Empfehlungen der Sanitätsorganisationen, die privatwirtschaftlich organisiert sind. Allerdings kann die Behörde, die die Veranstaltungsgenehmigung erteilt, den Einsatz von einer bestimmten Anzahl von Sanitätern verpflichtend festhalten. Vorgaben gibt es außerdem von vielen Landesverbänden. Die Hinweise finden sich dann in den Merkblättern zur Veranstaltungsvorbereitung oder in den Prüfungsordnungen. Hier kann auch die Anwesenheit eines Arztes gefordert sein. Die Mindestqualifikation ist der Rettungssanitäter, der zudem die Notfallausrüstung mit sich führt und so in der Lage ist, bei schweren Verletzungen oder akuten Erkrankungen die Erstversorgung bis zum Eintreffen des Notarztes durchzuführen. Es empfiehlt sich daher, bei der Planung einen Sanitätsdienst mit einzubeziehen.
Zusätzliche Verantwortlichkeiten bei Vereinsveranstaltungen
- Funktionen definieren, z.B. Veranstalter, Vermieter, Dienstleister
- Abgrenzungen der Aufgabenbereiche formulieren und dokumentieren
- Eignung der Verantwortlichen überprüfen und ggf. (Teil-)Verantwortung an professionelle Dienstleister abgeben. Diese können unter anderem beim Sicherheitskonzept, bei der Genehmigungsplanung oder bei der Veranstaltungsleitung unterstützen.
- Zeitpensum kritisch kalkulieren, um Fehler zu vermeiden
- Professionelle und finanzielle Ressourcen schaffen
- Verträge berücksichtigen, die einzuhalten sind
- Richtlinien des Datenschutzes einhalten, z. B. Bildrechte und DSGVO bei der Erstellung von Fotos und Tonaufnahmen
Welche Sicherheitsvorschriften gelten für Veranstaltungen?
Um Risiken zu minimieren, müssen mögliche Gefahren analysiert werden. Dazu sollten folgende Themen geklärt werden:
Identifizieren und benennen Sie baulich und Anlage bedingte Risiken (insbesondere Elektroinstallationen, Gas/ Kohle-Grill, Heizpilze, Fritteuse – Stichwort: Fettbrand) und legen Sie den zuständigen Brandschutzbeauftragten fest. So können Risiken durch Materialien individuell bewertet und reduziert werden. Vorbeugend ist beispielsweise feuerfeste Dekoration zu verwenden und auch die gesetzlich vorgeschriebene Anzahl von Feuerlöschern und Rauchmeldern einzuhalten. Für den Fall eines Brandes muss die ordnungsgemäße Schulung von festgelegten Helfern gewährleistet sein.
Ausgebildete Fachkräfte sollten technisches Versagen ausschalten, Elektrotechnik überwachen, die statische Sicherheit insbesondere von Sonderkonstruktionen checken, Stromanschlüsse prüfen, Bedienfehler ausschalten und einen Notfallplan bei Stromausfall erstellen. So ist insbesondere in Gebäuden und in den Abendstunden eine mögliche Notstromversorgung wichtig.
Zu seinen Aufgaben gehören die Überwachung der Parkplätze, Verkehrsführung, Beaufsichtigung und das Freihalten der Rettungswege. Außerdem das Lotsen und die Kommunikation mit Rettungskräften, das Überwachen von Jugendschutzmaßnahmen und der Höchstzahl der Besucher, sowie Personen- und Taschenkontrollen. Er überprüft stark alkoholisierte Personen, setzt Ihr Hausrecht durch und schlichtet Auseinandersetzungen mit Platzverweisen. Dabei muss ggf. die Polizei hinzugezogen werden, da der Ordnungsdienst keine „höheren Rechte“ hat als jeder Bürger.
Unwetter (Umstürzende Bäume, fliegende Gegenstände), Schneefall, Hochwasser, starke Hitze. Je nach Art und Größe der Veranstaltung ist es sinnvoll eine Sicherheitskoordinierung in Form eines Krisenstabs im Vorfeld einzurichten, um schnell reagieren zu können.
Format der Veranstaltung strukturieren
Format und Dauer der Veranstaltung betreffen Umfang, Beginn und Ende. Das Format sollte auf das Zielpublikum abgestimmt sein. Ziel ist, den Aufenthalt der Gäste möglichst bis zum Ende der Veranstaltung angenehm zu gestalten. Deshalb empfehlen sich:
- Gepflegte Toilettenanlagen und Personal, das für die Reinhaltung sorgt
- Stromversorgung, ggf. Notstromversorgung für den Abend und innerhalb von Gebäuden
- Überdachte Sitzplätze in ausreichender Zahl bei Vorführungen
- Unterhaltungsprogramme Schließen Sie Verträge mit Künstlern und denken Sie an eine Veranstaltungsausfallversicherung.
- Ausreichende Zahl von kompetenten Ansprechpartnern bei Fragen mit klarer Kompetenzverteilung Es gilt die Regel: "Wer Anweisungen gibt, ist auch verantwortlich!" Oberster Entscheider und Verantwortlicher ist der Veranstaltungsleiter.
- Speisen und Getränke
- Beschilderung für Toiletten, Catering, Notausgänge/Fluchtwege etc.
- Vermisstensammelstelle für Kinder mit professioneller, ausgewiesener Betreuung
Bei Familien ist immer damit zu rechnen, dass sich nicht alle für das Hauptthema der Veranstaltung interessieren. Durch zusätzliche Verkaufsstände und Unterhaltungsangebote lässt sich dieser Anforderung gut begegnen.
Unbedingt zu beachten ist, dass ausreichend Helfer vor Ort sein sollten. Diese müssen schon in die Planung mit einbezogen werden, damit die Aufgaben möglichst früh verteilt werden können. Jede Veranstaltung kann nur gelingen, wenn sie von den Vereinsmitgliedern mit getragen, organisiert und durchgeführt wird. Dazu gehört auch, zu erkennen, ab wann die Helfer mit der Planung und Durchführung überfordert sind. Übersteigt das Vorhaben die Möglichkeiten des Vereins und der Helfer, sollte die Veranstaltung in professionelle Hände gegeben werden. Trotzdem kann der Verein weiter an der Planung und Durchführung beteiligt sein.
Die Organisation wird somit von einem Team durchgeführt und liegt nicht in der Hand einer einzelnen Person. Jeder Helfer erhält dazu eine Checkliste mit seinen Aufgaben.
Den perfekten Veranstaltungsort auswählen
Beim Veranstaltungsort muss es sich nicht um das vereinseigene Gelände handeln. Es ist auch möglich, auf erlaubte Flächen oder Gebäude, wie auch Flächen der Kommune auszuweichen. Achtung, im öffentlichen Raum gelten andere Regelungen für die Planung, ganz besonders beim Verkehrskonzept.
Der Vorteil liegt darin, dass hier die Voraussetzungen für gewöhnlich besonders gut – und die Örtlichkeiten in der Region bekannt sind. Eine Ortsbesichtigung liefert Aufschluss darüber, ob die Infrastruktur für die Umsetzung der Ideen geeignet ist. Das gilt besonders für Veranstaltungen auf unbefestigten Flächen.
Sehr hilfreich ist es, wenn die Betreiber der Anlage oder des Gebäudes das Catering übernehmen und mit ihrer Erfahrung bei der Planung helfen. Bei der Entscheidung für den passenden Ort hilft auch die Auswertung aus der letzten Veranstaltungsplanung. Die Antworten auf die Fragen, was gut und was weniger gut funktioniert hat, tragen nun dazu bei, dass das aktuelle Vorhaben noch besser gelingt.
Der Veranstaltungsort sollte die Grundbedingungen erfüllen, die den Schwerpunkt der Veranstaltung ausmachen. Dazu gehören:
- Trinkwasserversorgung
- Veranstaltungstechnik
- Ausreichende Stromversorgung
- Catering oder Küche vor Ort
- Gute Erreichbarkeit und Parkmöglichkeiten auch Busse und Bahnen ggf. berücksichtigen und mit dem örtlichen Verkehrsbetrieb evtl. eine Sondertaktung abstimmen
- Anforderungen für die konkreten Vorhaben/passendes Gelände
- Einfache Müllentsorgung
- Ausreichend Platz für die zu erwartenden Besucher Dies ist besonders schwierig bei Veranstaltungen, bei denen der Eintritt frei ist und die draußen stattfinden, da hier die Besucherzahlen äußerst schwer zu kalkulieren sind. Gegebenenfalls muss ein Bestuhlungsplan mit erforderlichen Fluchtwegbreiten zur Genehmigung vorgelegt werden
- Aufstellflächen und Anfahrtswege für Rettungskräfte
Die Veranstaltung erfolgreich bewerben
Für die Bewerbung gibt es mehrere Möglichkeiten. Neben den eigenen Mitgliedern, die über einen Newsletter oder auf dem Postweg informiert werden, oder Followern der eigenen Social Media-Kanäle, empfiehlt sich der Kontakt zur lokalen Presse.
Je nach Größe der Veranstaltung sind gesonderte Informationen für die Anwohner empfehlenswert, z.B. als Postwurfsendung. Flyer und Prospekte sollten professionell erstellt werden. Auf Plakaten muss der Veranstalter benannt werden. Persönliche Einladungen ergehen außerdem an den Bürgermeister, an Vertreter der Kommunalpolitik und an Personen, die für den Verein wichtig sind. Für die Verbreitung der Einladung empfehlen sich außerdem die sozialen Netzwerke. Ein Tagungsplaner garantiert, dass die Helfer am Tag der Veranstaltung jederzeit den Überblick behalten und die Abläufe strukturiert bleiben.
Eine Pressemitteilung enthält alle wichtigen Informationen für die Öffentlichkeit:
- Datum
- Ort
- Eintrittspreise
- Art der Veranstaltung
- Auftritte und Vorführungen
- Fotos von früheren Veranstaltungen
- Ansprechpartner
- Sponsoren
- Hinweise zur Anreise & Parkmöglichkeiten
Welche Versicherung für Veranstaltungen abschließen?
Versicherungen schützen den Verein und den Vorstand im Falle von Schäden, wie sie im Rahmen einer Veranstaltung eintreten können. Verbandsangehörige Vereine erhalten über ihren Dachverband häufig Versicherungsschutz, der auch für Veranstaltungen gilt. Hier sollte der Vorstand allerdings gründlich prüfen, ob der Versicherungsschutz alle Risiken abdeckt, denn das ist nicht immer der Fall. Die ARAG bietet Zusatzversicherungen für Vereine und Verbände, die für einen umfangreichen Schutz sorgen. Der Umfang ergibt sich aus Praxisbeispielen. Die Versicherungen müssen rechtzeitig zur Veranstaltungsplanung abgeschlossen sein.
Richtet der Verein die Veranstaltung für einen Dritten aus, greifen eigene Versicherungen nicht! Vereine sollten sich daher vor der Zusage an ihren Versicherer wenden. Ein Beispiel für mögliche Regressansprüche sind Veranstaltungsausfälle, die nicht von klassischen Versicherungen abgedeckt sind und die der Verein nicht immer verhindern kann. Eine Veranstaltungsausfallversicherung hingegen schützt den Verein.
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