Optimale Raumnutzung:
So vermieten Vereine ihre Räume richtig

Vermietung von Vereinsräumen als attraktive Einnahmequelle

Viele Vereine verfügen über Räume, die nicht dauerhaft genutzt werden. Dabei bietet dieser Platz durchaus Potenzial. Bevor Sie die Räume also leer stehen lassen, überlegen Sie, ob eine Vermietung sinnvoll wäre. Meist sind Vereinsflächen beliebte Locations für Hochzeiten, kleinere Konzerte oder Partys – bei Mitgliedern und Nicht-Mitgliedern gleichermaßen. Die großen und oft leeren Räume, der Außenbereich und die vorhandene Ausstattung – von den Toiletten bis zur Küche – machen eine Vermietung meist unkompliziert möglich.

Vertrag zur Vermietung des Vereins

Bevor Ihr Verein eine Vermietung als zusätzliche Einnahmequelle in Betracht zieht, ist es wichtig, die Rahmenbedingungen festzulegen. Bereiten Sie einen Vertrag vor, der alle Formalitäten der Vermietung zusammenfasst, um die Nutzung für beide Parteien rechtlich abzusichern. Lassen Sie sich neben ausführlichen Kontaktdaten des Mietenden auch mitteilen, wie viele Personen erwartet werden, wann die Veranstaltung beginnt und endet. Definieren Sie zudem, welches Vereinseigentum genutzt werden darf, was erlaubt und was verboten ist. Darf bei einem ausschweifenden Polterabend bis spät in die Nacht laute Musik gespielt werden? Ist vielleicht ein Lagerfeuer oder sogar ein kleines Feuerwerk erlaubt? Entscheiden Sie genau, welche Regeln Ihnen wichtig sind, und sichern Sie sich gegen unvereinbartes Verhalten schriftlich ab.

Zu guter Letzt sollten Sie festhalten, wie die Räume nach der Nutzung übergeben werden sollen. So vermeiden Sie, die Reinigung oder die Müllentsorgung selbst organisieren zu müssen. Oft ist auch eine vereinbarte Kaution als Sicherheit vom Nutzer zu entrichten, die erst nach ausgiebiger Kontrolle des Vereins wieder ausgehändigt wird.

Welche Pflichten bestehen bei der Vermietung von Vereinsräumen?

Ein reibungsloser Ablauf der Vermietung liegt sicherlich im Interesse aller Beteiligten. Um die rechtlichen und finanziellen Risiken so gering wie möglich zu halten, gilt es daher einige Pflichten zu berücksichtigen. Diese sind natürlich auch von den gegebenen Umständen abhängig. Werden die Räume langfristig oder nur tageweise vermietet? Unter welchen Voraussetzungen wird die Mietsache übergeben? Worauf es in diesen Situationen ankommt, erklären wir hier.

Untervermietung als Mieter der Vereinsräume

Sind Sie selbst Mieter Ihrer Räume und möchten diese weitervermieten, sollten Sie sich hier rechtlich absichern. In jedem Fall muss die Zustimmung vom Vermieter des Sportvereins eingeholt werden, am besten schriftlich. Ohne diese dürfen Räume nicht einfach nach eigenem Ermessen vermietet werden – egal ob privat oder geschäftlich. Falls sich die Meinung des Vermieters zu einem späteren Zeitpunkt ändert, sind Sie so rechtlich abgesichert und gegenüber Ihrem Untermieter oder Ihrer Untermieterin nicht schadensersatzpflichtig.

Das Gesetz regelt die Überlassung von Mietsachen an Dritte wie folgt:

Die Bau- und Gewerbeordnung kann zusätzlich relevant werden, sobald eine sogenannte Nutzungsänderung geplant ist. Je nach Art des Untermietverhältnisses kann zudem eine Gewerbeanmeldung nötig sein.

Besonderheiten bei gewerblicher Untervermietung

Im gewerblichen Bereich sind Untervermietungen weit verbreitet, da die eigentlichen Hauptmietverträge oft über mehrere Jahre geschlossen werden. Kommt man als Verein beispielsweise in wirtschaftliche Schwierigkeiten, kann man gezwungen sein, zumindest einen Teil der Räume an andere zu vermieten. Eine Untervermietung liegt dann auch im Interesse des eigentlichen Eigentümers, denn dieser kann so sein finanzielles Risiko minimieren.

Besonders interessant wird es, wenn der Untermieter oder die Untermieterin die Räume anders nutzen möchte. Eine sogenannte Nutzungsänderung tritt beispielsweise ein, wenn aus einem Lagerraum ein Café oder eine Eisdiele werden soll. Daher müssen Vereine die geltenden Bau- und Gewerbeordnungen kennen. Hierzu gehört auch die Einhaltung von Brandschutz- und Sicherheitsvorschriften sowie die Beachtung von Lärmschutzregelungen.

Unterverpachtung Ihrer Vereinsräume

Sie haben Ihre Räume gepachtet? Dann gelten andere Regeln und Pflichten für Sie. Ein Pachtvertrag unterscheidet sich nämlich grundsätzlich von einem Mietvertrag. Zwar sind sich beide Vertragsarten auf formaler und rechtlicher Ebene sehr ähnlich, variieren jedoch in einem relevanten Punkt: Während ein Mieter das Recht auf Nutzung seiner gemieteten Sache besitzt, darf ein Pächter seine Mietsache nicht nur nutzen, sondern durch sie auch Gewinn erwirtschaften.

Möchten Sie Ihre Vereinsräume oder einen Teil davon unterverpachten, geht das nur mit Erlaubnis des Verpächters. Findet sich in Ihrem Pachtvertrag keine generelle Erlaubnis, kann der Verpächter sie auch nachträglich erteilen.

Verkehrssicherungspflicht bei der Vermietung Ihrer Vereinsräume

Um Ihren Verkehrssicherungspflichten nachzukommen, gilt es einige wichtige Hinweise zu beachten, um potenzielle Haftungsrisiken zu minimieren. Grundsätzlich sind Sie als Verein verpflichtet, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um Personen vor Gefahren zu schützen und Unfälle zu vermeiden.

Ihre Sportstätten und Geräte sind regelmäßig auf Sicherheitsmängel durch „befähigte Personen“ zu prüfen. So erkennen Sie mögliche Gefahrenquellen frühzeitig und können diese schnellstens beseitigen. Benötigen Sie dabei Unterstützung, können Sie sich an die Stiftung Sicherheit im Sport wenden. Bewahren Sie Prüfberichte von Fachfirmen mindestens fünf Jahre auf. Dokumentieren Sie stets alle Maßnahmen, auch Reparaturen oder Schulungen Ihrer Übungsleitungen.

Klären Sie vertraglich, wer die Verkehrssicherungspflicht trägt. Über die ARAG Haftpflichtversicherung sind Sie nicht nur als Eigentümer, Mieter und Nutzer, sondern auch als Vermieter abgesichert, um mögliche Schadensersatzansprüche abzudecken. Nehmen Sie einen Haftungsausschluss in Ihren Vertrag bei der Vermietung Ihrer Räume mit auf. Dieser soll Ihren Verein von der Verantwortlichkeit über die Schäden befreien, die die Mieter und deren Gäste verursacht haben. Ihr Vertragspartner muss sich selbst versichern.

Steuern bei der Vermietung von Vereinsräumen

Vereine müssen bei der Vermietung von Vereinsräumen bestimmte steuerliche Aspekte berücksichtigen. Sind sie als gemeinnützig anerkannt, sind sie von der Körperschafts- und Gewerbesteuer befreit. Allerdings dürfen sie ihre steuerlichen Vorteile nicht dazu nutzen, um Gewinne zu erzielen. Eine kurzfristige Vermietung (weniger als sechs Monate) wird dem „steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb“ zugerechnet, eine längerfristige Vermietung der steuerfreien Vermögensverwaltung. Für die Bruttoeinnahmen aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb des gemeinnützigen Vereins gilt eine Freigrenze von 45.000 Euro, unterhalb derer keine Körperschafts- und Gewerbesteuer anfällt. Umsatzsteuer muss nicht erhoben werden, solange nur der Raum ohne Ausstattung vermietet wird.

Gut zu wissen: Die Einnahmen aus der Vermietung sollten stets in einem angemessenen Verhältnis zu den Kosten für die Räume stehen. Falls die Mieteinnahmen den Rahmen des Angemessenen überschreiten, könnten sie vom Finanzamt womöglich als steuerpflichtige Einnahmen gewertet werden. Als faire Berechnungsgrundlage bietet sich der Quadratmeterpreis an, den Sie selbst zahlen. Vermieten Sie Vereinsräume möbliert unter, ist ein Aufschlag gerechtfertigt.

Bedenken Sie auch, dass eine Vermietung von Vereinsräumen die Gemeinnützigkeit des Vereins beeinträchtigen kann, wenn sie nicht in Einklang mit dem Vereinszweck steht. Wenn beispielsweise an ein Unternehmen mit einem kommerziellen Zweck vermietet wird, kann dies als unzulässige wirtschaftliche Geschäftsbetätigung gewertet werden und die Gemeinnützigkeit des Vereins infrage stellen. Deshalb sollten Vereine immer im Rahmen ihrer Satzung und ihres Vereinszwecks handeln, um ihre Gemeinnützigkeit zu erhalten und mögliche steuerliche Probleme zu vermeiden. Es empfiehlt sich auch, einen Steuerberater zu konsultieren, um die steuerlichen Auswirkungen der Vermietung von Vereinsräumen zu klären.

Absetzbare Kosten und Steueroptimierung

Im Zusammenhang mit der Vermietung von Vereinsräumen entstehen diverse Kosten, die Sie als Werbungskosten steuerlich geltend machen können. Dazu gehören beispielsweise:

Die korrekte Erfassung und die Dokumentation dieser Kosten können dazu beitragen, die steuerliche Belastung des Vereins insgesamt zu reduzieren. Für Investitionen in die Vereinsräume, wie zum Beispiel Renovierungsarbeiten oder die Anschaffung von Möbeln und Ausstattung, können Vereine Abschreibungen in Anspruch nehmen. Diese ermöglichen es, die Anschaffungskosten über einen bestimmten Zeitraum steuerlich geltend zu machen und so wiederum die Steuerlast zu mindern.

Versicherungsschutz für die Untervermietung von Vereinsräumen

Vereine, die Räume vermieten, haften im Schadensfall. Hier gilt die Sportversicherung der ARAG. Sie schützt vor finanziellen Forderungen, die aus Personen-, Sach- oder Vermögensschäden resultieren können, die während der Nutzung der Räume durch den (Unter-)Mieter entstehen.

Die Gebäudeversicherung schützt Ihr Vereinsgebäude vor Schäden, die durch Feuer, Sturm, Leitungswasser oder andere Gefahren verursacht werden können. Im Falle einer Vermietung sollten Sie die Versicherungssumme überprüfen und gegebenenfalls anpassen, um sicherzustellen, dass sie den tatsächlichen Wert des Gebäudes und der darin enthaltenen Einrichtungen und Ausstattungen abdeckt. Einige Gebäudeversicherungen bieten auch eine Mietausfallversicherung als Zusatzoption an.