Erstellung eines Tätigkeitsberichts im Verein: Regeln und Muster

Was ist ein Tätigkeitsbericht im Verein?

Ein Tätigkeitsbericht ist ein detailliertes Dokument, das die verschiedenen Aktivitäten und Errungenschaften des Vereins über einen bestimmten Zeitraum – in der Regel ein Geschäftsjahr – zusammenfasst. Er bietet einen Überblick über die durchgeführten Veranstaltungen, Projekte, Mitgliederentwicklungen, finanzielle Ergebnisse und sonstige relevante Geschehnisse.

Ziel ist es, dem Finanzamt gegenüber Transparenz über die Vereinsarbeit zu zeigen. Dieses entscheidet nämlich anhand des Tätigkeitsberichts, wie der Verein steuerlich eingestuft wird und ob er seinen gemeinnützigen Status – falls vorhanden – behalten kann. Ist ein Verein nicht gemeinnützig, ist auch kein Tätigkeitsbericht für das Finanzamt erforderlich.

Wer muss den Tätigkeitsbericht abgeben?

Normalerweise müssen Vereine alle drei Jahre eine Steuererklärung beim Finanzamt einreichen. Diese umfasst neben einer Aufstellung der Buchhaltung, einer aktuellen Darstellung des Sach- und Finanzvermögens und Details zu den Rücklagen eben auch einen Tätigkeitsbericht. Je nach Vereinssatzung ist meist der Vorstand oder die Geschäftsführung für die Erstellung und Abgabe des Tätigkeitsberichts verantwortlich.

Gut zu wissen: Auch wenn die Steuererklärung nur alle drei Jahre abgegeben wird, muss dennoch für jedes Jahr ein eigener Tätigkeitsbericht erstellt werden. Die Tätigkeitsberichte können dann gesammelt mit der Steuererklärung eingereicht werden.

Muss der Tätigkeitsbericht veröffentlicht werden?

Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Veröffentlichung eines Tätigkeitsberichts für Vereine. Allerdings kann dies aus Gründen der Transparenz gegenüber Mitgliedern, Spendern und der Öffentlichkeit sinnvoll sein, um auf diese Weise Rechenschaft über die Verwendung von Mitteln und die Erreichung gemeinnütziger Ziele abzulegen. Manche Vereine entscheiden sich freiwillig dafür, ihre Tätigkeitsberichte auf ihrer Website oder in Jahresberichten zu veröffentlichen, um Vertrauen und Glaubwürdigkeit zu stärken.

Welche Inhalte hat der Tätigkeitsbericht?

Um ein klares Bild der Vereinsaktivitäten zu zeichnen, sollten in jedem Tätigkeitsbericht bestimmte Schlüsselinformationen enthalten sein. Hierbei geht es vorrangig darum, zu zeigen, wie die (steuerbegünstigten) Satzungszwecke verwirklicht und die Vereinsmittel dafür genutzt worden sind.

In jedem Bericht sollten folgende Punkte stehen:

Gut zu wissen: Für einen Tätigkeitsbericht gibt es keine strengen Formvorgaben – die Authentizität ist der Schlüssel. Wichtig ist, dass die Informationen nachvollziehbar und überprüfbar sind.

Der Kassenbericht ist kein Teil des Tätigkeitsberichts im Verein

Gleich vorab: Es besteht keine gesetzliche Pflicht, dass Vereine einen Kassenbericht anfertigen müssen. Dies kann in der eigenen Satzung geregelt werden. Sofern er erstellt wird, dient er als Überblick über die finanzielle Lage des Vereins bei der Jahreshauptversammlung. Er ist kein essenzieller Teil des Tätigkeitsberichts.

Der Kassenbericht gibt den Mitgliedern Aufschluss darüber, wie der Verein seine finanziellen Ressourcen über das Jahr hinweg verwaltet hat. Hier sind alle Einnahmen und Ausgaben detailliert und transparent dokumentiert. Dabei ist Präzision gefragt, denn der Kassenbericht muss belegen, dass jeder Cent im Sinne der Vereinsziele verwendet wurde. Dazu zählen beispielsweise Rechnungen, Löhne, Gehälter und Aufwandspauschalen. Zudem sollte dies durch Nachweise wie Kontoauszüge, Quittungen oder Verträge lückenlos nachvollziehbar sein. Erstellt wird der Kassenbericht vom Schatzmeister.

Verwechslungsgefahr: Der Rechenschaftsbericht im Verein

Im Vereinsleben sorgen der Rechenschafts- und der Tätigkeitsbericht oft für Verwirrung. Beide werden häufig miteinander verwechselt, obwohl sie verschiedene Funktionen erfüllen.

Unterschied zwischen Rechenschaftsbericht und Tätigkeitsbericht

Übrigens: Der Rechenschaftsbericht dient dazu, die Mitgliederversammlung zu informieren und die ordnungsgemäße Führung des Vereins durch den Vorstand zu bestätigen. Die D&O-Versicherung der ARAG bietet Vorstandsmitgliedern Schutz vor persönlicher Haftung, die aus Fehlern in ihrer Vereinsführung entstehen könnten.

Tätigkeitsbericht im Verein: Muster

Hier haben wir für Sie eine praktische Vorlage zusammengestellt, die Ihnen Schritt für Schritt zeigt, wie Sie einen klaren und umfassenden Tätigkeitsbericht erstellen. Achten Sie darauf, dass alle wichtigen Informationen enthalten und gleichzeitig leicht zu verstehen sind.

So kann ein Tätigkeitsbericht aussehen:

Gut zu wissen: Der Tätigkeitsbericht sollte nicht viel mehr als zwei bis drei DIN-A4-Seiten lang sein. Schreiben Sie nur so viel, dass das Finanzamt eine konkrete Vorstellung von Ihren Tätigkeiten und der Vereinsarbeit bekommt.