Alle Jahre wieder – Sportverein-Weihnachtsfeier erfolgreich organisieren
Einladungen verschicken, ein Unterhaltungsprogramm aufstellen, Reden vorbereiten: Damit die Weihnachtsfeier im Verein zum vollen Erfolg wird, braucht es vor allem die richtige Planung.
24.10.2022 • 4 min Lesezeit
Los geht‘s: Die ersten Punkte bei der Planung Ihrer Weihnachtsfeier
Neben Sportveranstaltungen und Turnieren geht es im Verein natürlich auch immer um den Austausch unter den Mitgliedern und die familiäre Atmosphäre, die der Club bieten kann. Kaum eine Veranstaltung eignet sich für die Pflege dieser Atmosphäre besser als die alljährliche Weihnachtsfeier. Doch wie plant man so ein Fest eigentlich am besten? Und mit welchen Tipps und Tricks bleibt die Veranstaltung auch noch bis weit ins neue Jahr in Erinnerung?
Zunächst einmal sollten bei der Planung der Weihnachtsfeier die wichtigsten Rahmenpunkte abgesteckt werden. Dazu zählen unter anderem das Datum, die Ortswahl, die Zielgruppe, das Budget und die Verteilung der Verantwortlichkeiten:
- Zielgruppe definieren: Soll die Weihnachtsfeier nur für einen kleinen Kreis von Mitgliedern veranstaltet werden, etwa für eine einzelne Abteilung, oder werden gleich alle Vereinsmitglieder eingeladen? Dürfen auch Angehörige und Interessierte erscheinen? Darüber sollten Sie sich bei der Planung der Veranstaltung mit als erstes Gedanken machen.
- Datum wählen: Wann soll das Fest stattfinden? Eine Weihnachtsfeier fühlt sich zwar festlicher an, je näher sie am 24. Dezember stattfindet. Mehr Rückmeldungen kann man gerade wegen der Urlaubszeit bzw. der Schulferien jedoch erwarten, wenn man frühere Termine in der Adventszeit in Erwägung zieht.
- Budget festlegen: Wie viel Geld steht für die Verpflegung zur Verfügung und was für Geschenke verteilt der Verein? Um das genau beurteilen zu können, sollte ein klares Budget verabschiedet werden. Wichtig ist es außerdem, in Sachen Geschenke die sogenannte Zuwendungsgrenze zu beachten. Diese liegt in der Regel bei maximal 40 bis 60 Euro.
- Ort aussuchen: Soll das Weihnachtsfest auf dem Vereinsgelände, also beispielsweise in der Vereinsgaststätte oder dem Vereinsheim stattfinden, dann kann die Planung womöglich auch etwas später beginnen. Findet das Fest jedoch auswärts statt, muss bereits früh organisiert werden, welche Eventlocation zur Verfügung steht und wie sie in das Budget passt.
Weihnachtsfeier-Ideen für Vereine
Ist der Rahmen für die Weihnachtsfeier erst einmal abgesteckt, kann das Fest auch inhaltlich geplant werden. Ideen dafür können von einem einfachen Restaurantbesuch über einen Ausflug bis hin zu einem weihnachtlichen Sportturnier reichen. In der folgenden Liste finden Sie noch einige andere Inspirationen für eine einzigartige Weihnachtsfeier:
- Mottoparty: Feiern Sie Ihr Fest unter einem bestimmten Motto, zum Beispiel „Märchenstunde“ oder „Internationale Weihnachten“.
- Wichtelparty: Lassen Sie die Gäste Geschenke füreinander kaufen und machen Sie das „Wichteln“ zum großen Event.
- Weihnachtsmarkt: Veranstalten Sie im Rahmen der Weihnachtsfeier einen Trödelmarkt, an dem sich alle Gäste selbst beteiligen können.
- Spendenaktion: Veranstalten Sie ein Quiz oder eine Tombola, um Geld für einen guten Zweck zu sammeln.
Save the Date! – Einladung zur Weihnachtsfeier vom Sportverein
Um bei den Mitgliedern mit der Vereinsfeier nicht kurz vor den Ferien ins Haus zu fallen, sollten Save-the-Date-Karten und Einladungen bereits frühzeitig verschickt werden. Dazu muss zum einen festgelegt werden, wer zu dem Fest eingeladen wird (nur interne oder auch externe Gäste?) und ob Anhang mitgebracht werden darf. Erst im zweiten Schritt geht es dann um den Einladungstext, die Gestaltung und den Versand. Letzterer kann etwa per Flyer, als Newsletter per E-Mail oder postalisch abgewickelt werden.
Gut zu wissen: Für Design-Laien gibt es simple und kostenlose Online-Tools, mit denen ansprechende Einladungen zur Weihnachtsfeier im Verein gestaltet und verschickt werden können. So bietet zum Beispiel die Grafikdesign-Plattform Canva eine ganze Reihe an Vorlagen für Weihnachtseinladungen.
Selbst wenn auf der Weihnachtsfeier etwas passiert, sind wir für Sie da
Wir bieten Vereinen nicht nur bei Training und Wettkampf zuverlässigen Schutz, sondern auch bei nichtsportlichen Events. So ist Ihr Verein als Gastgeber versichert und Vereinsmitglieder sowie Helfer bei deren kulturellen und sozialen Aufgaben – sogar auf ihrem Hin- und Rückweg zur Weihnachtsfeier.
Gelungenes Unterhaltungsprogramm für die Party planen
Neben dem Datum und dem Ort sowie dem inhaltlichen Rahmen der Party muss – je nach Setting und Ausrichtung der Feier – im Vorhinein natürlich auch der konkrete Festakt geplant werden. Denn soll es ein Programm geben, das über Essen und Trinken hinausgeht, dann muss dieses frühzeitig festgelegt und abgestimmt werden. Anbieten können sich hierfür zum Beispiel:
- Musik & Show-Acts: Laden Sie einen DJ, eine Band oder einen Zauberer auf die Party ein, um für etwas Abwechslung zu sorgen (in diesem Fall muss natürlich auch die nötige Technik organisiert werden).
- Filme & Fotos: Stellen Sie eine Slideshow oder eine Präsentation mit den besten Vereinsmomenten des Jahres zusammen und werfen Sie diese mit einem Beamer an die Wand.
- Festreden: Egal ob Dankesrede oder Jahresrückblick – auf einer Weihnachtsfeier sind kurze Reden, bei denen die Mitglieder direkt angesprochen werden, nie fehl am Platz.
Mit lustigen Spielen die Weihnachtsfeier auflockern
Damit die Feier nicht allzu steif wird und die Gäste in Schwung kommen, kann es sich auch lohnen, bereits im Vorfeld ein paar Spiele oder Wettbewerbe zu planen. Organisieren Sie etwa ein kleines Turnier, zum Beispiel Kicker oder Tischtennis. Drucken Sie Urkunden aus bzw. lassen Sie gar einen eigenen Pokal anfertigen. Oder denken Sie sich Fragen rund um den Verein aus, die dann in einer Art Pub-Quiz abgefragt werden, bei dem verschiedene Mannschaften gegeneinander antreten.
Da die Weihnachtsfeier ein toller Moment ist, um möglichst viele Vereinsmitglieder auf einmal an einem Ort zu versammeln, können zudem auch Teambuilding-Spiele Sinn ergeben. So bringen Sie womöglich sogar Mitglieder enger zusammen, die vorher noch gar keine oder nur wenig Zeit miteinander verbracht haben und stärken den Zusammenhalt und die Werte im Verein.
Warme Worte zum Jahresende: Rede zur Sportverein-Weihnachtsfeier vorbereiten
Planen Sie auf der Weihnachtsfeier Wort- bzw. Redebeiträge, dann müssen dafür nicht nur die richtigen Redner angefragt, sondern auch die richtigen technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Organisieren Sie also beispielsweise:
- ein Mikrofon
- eine Stereo-Anlage
- ein Podest bzw. eine Bühne
Fragen Sie außerdem bei den Rednern nach, ob diese für ihre Ansprache noch andere Gimmicks oder Hilfestellungen brauchen, zum Beispiel bestimmte Lichteffekte oder Slideshows.
Fehlt es für die Rede zur Sportverein-Weihnachtsfeier an Inspiration, dann können Sie sich übrigens auch einige Vorlagen und Hilfestellungen aus dem Internet heraussuchen. So bietet u. a. der DFB auf seiner Website eine Musterrede für die Weihnachtsfeier.
Was es zu Geschenken an Ihrer Weihnachtsfeier im Verein zu beachten gibt
Ohne Frage ist die Weihnachtsparty im Verein ein toller Anlass, um sich zum Jahresende bei Vereinsmitgliedern und Helferinnen und Helfern zu bedanken. Beinhaltet dieses Dankeschön auch materielle Geschenke, dann ist jedoch etwas Vorsicht geboten. Denn wer den Mitgliedern allzu große Geschenke macht, der läuft Gefahr, den Verein in schwierige Fahrwasser zu bringen.
Hintergrund ist das deutsche Recht, das es gemeinnützigen Vereinen eigentlich verbietet, Mitglieder zu beschenken – und bei Zuwiderhandlung mit dem Verlust der Gemeinnützigkeit und den damit verbundenen Steuerprivilegien droht. Natürlich ist aber auch den Finanzämtern klar, dass ein Geschenk beim Weihnachtswichteln, kleine Kindergeschenke oder ein Blumenstrauß für ein verdientes Vereinsmitglied nicht das gleiche ist wie eine mit Vereinsmitteln bezahlte Luxus-Uhr für ein Vorstandsmitglied. Dementsprechend gibt es auch hier Ausnahmen, die gewisse vereinsseitige Aufmerksamkeiten für Mitglieder erlauben. Deren Geldwert darf laut Finanzministerium „den üblichen Rahmen nicht sprengen“ und sollte in der Regel bei maximal 40 bis 60 Euro pro Jahr liegen. Wollen Sie ganz sichergehen, was Sie hier als Verein dürfen und nicht dürfen, treten Sie direkt mit Ihrem zuständigen Finanzamt in Kontakt.
Wichtig zu wissen ist außerdem, dass die Zuwendungsgrenze, die für Vereinsmitglieder in der Regel bei maximal 40 bis 60 Euro pro Jahr liegt, für Arbeitnehmer des Vereins abweicht. Hier gelten nämlich die allgemeinen lohnsteuerlichen Regeln für Betriebsveranstaltungen, die für Arbeitnehmer, Praktikanten und Begleitpersonen einen Freibetrag von 110 Euro inkl. Umsatzsteuer vorsehen.
So werden Ein- und Ausgaben der Weihnachtsfeier korrekt abgerechnet
Erzielt Ihr Verein im Rahmen einer Weihnachtsfeier Einnahmen (zum Beispiel über den Verkauf von Eintrittskarten oder Merchandising), dann müssen diese im steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb des Vereins verbucht werden. Steuerfrei bleiben diese Erträge am Jahresende nur dann, wenn die Einnahmenfreigrenze von 45.000 Euro pro Jahr nicht überschritten wurde.
Schäden & Unfälle bei der Weihnachtsfeier im Verein: So haben wir geholfen
Egal, wie viel Zeit Sie in die Vorbereitung stecken: Ungeschicke können immer passieren. Welche kuriosen Vorfälle unsere Kunden bezüglich Weihnachtsfeiern erlebt haben und wie wir danach helfen konnten, erfahren Sie in den folgenden drei Fällen aus der Praxis.
Die Weihnachtsfeier des SSV M. sollte 2017 – zum 100- jährigen Bestehen des Vereins – etwas ganz Besonderes werden. Die Vereinsverantwortlichen hatten extra das größere Clubheim eines benachbarten Vereins angemietet.
Abends sollte ein sogenanntes Weihnachtswichteln der erwachsenen Vereinsmitglieder stattfinden, mit gemütlichem Beisammensein im Anschluss. Zuvor war die Kinderfeier mit einem Auftritt des Weihnachtsmanns geplant.
Das Clubheim wurde festlich dekoriert. Auf einem Tisch in der Ecke wurde ein Weihnachtsbaum aufgestellt und stimmungsvoll mit echten Wachskerzen geschmückt.
Als der Raum probeweise abgedunkelt und die Kerzen angezündet worden waren, kam es zum Malheur. Im Dunkeln stolperte ein Helfer über ein Kabel, das unter dem Tisch verlegt worden war. Er riss dabei derart daran, dass der hell erleuchtete Weihnachtsbaum ins Schwanken geriet und vom Tisch herunterfiel.
Glücklicherweise konnten die Flammen schnell mit einem bereit gestellten Wassereimer gelöscht werden. Die Tapete war allerdings bereits angebrannt und verrußt worden.
Die Kosten für die neue Tapete und das Streichen der Wand wurden dem SSV wenige Wochen später vom Nachbarverein mit 1.500 Euro in Rechnung gestellt.
Die Verantwortung für das schlampig verlegte Kabel und damit die Haftung für den entstanden Schaden lag eindeutig bei den Verantwortlichen des SSV.
Da der befreundete Nachbarverein (also ein Dritter) geschädigt worden war, war dies ein Fall für die ARAG, bei welcher der SSV durch seine Mitgliedschaft im Landessportbund eine Sporthaftpflichtversicherung abgeschlossen hatte.
Die ARAG zahlte nach Prüfung der Rechnung die entstandenen Reparaturkosten für die Renovierung der Tapete. Da außerdem eine länger geplante Silvesterfeier ausfallen musste, zu der der Nachbarverein das Clubheim vermietet hatte, wurde auch dieser Mietausfall erstattet.
So hatte der brennende Weihnachtsbaum keine finanziellen Folgen für den SSV. Und die Weihnachtskerzen wurden für die kommenden Jahre durch eine ungefährliche LED-Beleuchtung ersetzt.
Alle Jahre wieder lädt der Wintersportverein aus Nürnberg zur weihnachtlichen Skitour in die Allgäuer Alpen, den südlichsten Zipfel Deutschlands. Das Weihnachtstrainingslager für alle skibegeisterten erwachsenen Vereinsmitglieder ist ein ideales Training während der Saison und eine gute Gelegenheit, das Miteinander im Verein zu stärken. Neue Vereinsmitglieder, die am Skisport schnuppern wollen, und „alte Hasen“, die ihr Fahrkönnen verbessern möchten, sind willkommen. Die vereinseigenen Skilehrer und Betreuer vermitteln stets Spaß und Freude am Skisport.
Skiunfall abseits der Piste
Bei der letzten Tour überraschten die Trainer und Betreuer die Gruppe am zweiten Weihnachtsfeiertag mit einer abendlichen Feier im Hotel. Dazu hatten zwei Betreuer ein Akkordeon und ein tragbares E-Piano von daheim mitgenommen. Sie bauten ihre Instrumente auf und stellten zu festlicher Musik das sportliche und gesellige Programm für den nächsten Trainingstag vor. Jedes Vereinsmitglied bekam ein kleines Weihnachtspäckchen überreicht. Auf dem Weg zur Geschenkübergabe passierte dann das Malheur. Ein Vereinsmitglied stolperte über das für das E-Piano verlegte Stromkabel und stürzte. In der Notfallambulanz des Krankenhauses diagnostizierten die Ärzte Prellungen und Schürfwunden am linken Arm und am Bein. Versorgt mit Salbe und Pflaster konnte der verletzte Sportler ins Hotel zurückkehren und weiter an der Weihnachtsfeier teilnehmen. Über Nacht heilten die Schürfwunden und Prellungen soweit aus, dass er am nächsten Tag bereits wieder Ski fahren konnte.
Wer bezahlt den Besuch in der Notfallambulanz?
Zurück in Nürnberg bekam das Vereinsmitglied Post von der Krankenkasse. Es sollte einen Fragebogen ausfüllen und den genauen Schadenhergang schildern. Die Krankenkasse hatte für die Behandlung Aufwendungen getragen, die sie dann vom Veranstalter des Weihnachtstrainingslagers zurückforderte. Der Vereinsvorsitzende nahm wegen der Rechnung der Krankenkasse Kontakt zu unserem Versicherungsbüro beim Landessportverband auf. Die dortigen Mitarbeiter baten ihn, eine Schadenmeldung für Haftpflichtschäden auszufüllen und uns diese gemeinsam mit der Rechnung einzureichen.
So war die Veranstaltung versichert
Da es sich bei dem Weihnachtstrainingslager samt Weihnachtsfeier um eine satzungsgemäße versicherte Veranstaltung des Vereins handelte, besteht für den Verein als auch für die von ihm eingesetzten Betreuer und Trainer Versicherungsschutz. ARAG verbindet mit der Krankenkasse des Vereinsmitglieds ein so genanntes Rahmenteilungsabkommen, wonach der Haftpflichtversicherer in einem vereinfachten Verfahren die Aufwendungen der Krankenkasse reguliert. Die ARAG Sportversicherung zahlte die Aufwendungen der Krankenkasse. Ende gut, alles gut!
Nikolausfeier beim TSV.
Die Kinder warteten aufgeregt und durcheinander plappernd auf die Überraschung, die vom Trainer angekündigt worden war. Immer wieder liefen sie zu den Fenstern des Vereinssaales, um zu schauen, ob sich draußen schon irgendwas tut.
Der Trainer freute sich auf die Überraschung, die er für seine kleinen Schützlinge geplant hatte. Sein alter Kumpel Paul* hatte sich bereit erklärt, im Nikolauskostüm und gemeinsam mit „Knecht Ruprecht“ Leo B. von der freiwilligen Feuerwehr die Kinder des Turnvereins zu besuchen.
Paul war mit einem schweren Geschenkesack unterwegs, Leo stapfte hinter ihm durch den frisch gefallenen Schnee. Plötzlich gab es ein lautes Gepolter, einen Aufschrei und der Nikolaus lag mit seinem ganzen Gepäck der Länge nach auf dem Boden. Er war auf einer Eisplatte ausgerutscht, die vom Pulverschnee bedeckt nicht sichtbar gewesen war.
Paul hatte sich eine Beckenring- und Oberarmfraktur zugezogen, die ihn 6 Wochen in stationäre und weitere 10 Wochen in ambulante Behandlung zwang. Es kam noch schlimmer: Er blieb auf Dauer in seiner Erwerbsfähigkeit eingeschränkt.
Für den Schaden hatte der Verein zu haften, der ganz offensichtlich seiner Räum- und Streupflicht nicht nachgekommen war.
Jeder Verein ist nämlich verpflichtet, die Gehwege im Winter in einem verkehrssicheren Zustand zu halten. Nicht nur bei Privatwegen, auch bei öffentlichen Wegen trifft diese „Verkehrssicherungspflicht“ in der Regel auch Vereine, denen die Gemeinden die Räum- und Streupflicht übertragen haben.
Gegenüber dem Verein wurden erhebliche Schadenersatzansprüche geltend gemacht. Neben einer hohen Schmerzensgeldzahlung und einem Ausgleich zum Erwerbsschaden mussten dabei auch die Ansprüche des Krankenversicherers befriedigt werden. Die ARAG als zuständiger Sport-Haftpflichtversicherer des Vereins bzw. des Platzwartes leistete deshalb Zahlungen in Höhe von 52.000,- Euro.
Seit diesem Ereignis achtet der Verein sehr genau auf seine Verkehrssicherungspflichten. Und die Kinder darauf, dass dem Nikolaus nie mehr etwas passiert.
*Namen von der Redaktion geändert