Social Media für Vereine: Was es bei Profilerstellung, Datenschutz und Co. zu beachten gibt

Wie wichtig ist Social Media für Vereine?

In den vergangenen Jahren hat sich unsere Kommunikation verändert. Die sozialen Medien sind ein fester Bestandteil unserer Kommunikation geworden. Diverse Social-Media-Anbieter bieten Plattformen zum Interagieren. Ob mit Text, Bildern oder Videos: Sie alle dienen dem gegenseitigen Austausch von Erfahrungen, Meinungen oder Eindrücken. Fast 70 Millionen Menschen in Deutschland nutzen Social Media regelmäßig.

Gute Gründe für ein Vereinsprofil in den sozialen Medien

Ein ansprechender Social Media Account bildet ein wichtiges Fundament für die positive Außenwirkung Ihres Vereins. Neben der Gewinnung potenzieller Neumitglieder, Sponsorengenerierung und der Vernetzung mit Fans, anderen Vereinen, Bildungseinrichtungen etc. sprechen folgende weitere Gründe für ein Social-Media-Profil:

Die richtigen Social-Media-Kanäle für Ihr Vereinsmarketing wählen

Nicht jeder Social-Media-Kanal erfüllt den gleichen Zweck. Für die Wahl des richtigen Netzwerkes ist es deshalb wichtig, zuallererst herauszufinden, welche Zielgruppe anvisiert werden soll.

Einer der Hauptunterschiede zwischen den verschiedenen Plattformen ist die dort vorherrschende Demografie der Nutzer. Wollen Sie vorrangig junge Menschen erreichen, ist es logischerweise ratsam, ein Netzwerk zu wählen, dessen durchschnittliche Altersstruktur geringer ist.

Geht es dem Verein im Netz vorrangig darum, über die eigenen Aktivitäten zu informieren oder soll aktiv für die Vereinsarbeit geworben werden? Will der Verein mit den eigenen Mitgliedern ins Gespräch kommen oder neue Mitglieder hinzugewinnen? Sind diese Fragen geklärt, lässt sich priorisieren, welcher Social-Media-Kanal am besten zu Ihrem Verein passt.

Instagram für Vereine

Für Vereine eignet sich Instagram vor allem dazu, das Vereinsleben zu dokumentieren, dem Team ein Gesicht zu geben und Vereinsmitglieder vorzustellen. Die Plattform basiert vor allem auf audiovisuellen Inhalten.

Instagram bietet diverse Funktionen, in denen Fotos und Videos die Hauptrolle spielen. Dabei werden die Posts chronologisch im Profil Ihres Vereins gelistet und erscheinen im Feed Ihrer Abonnenten. Besonders interaktiv wird Instagram, neben dem klassischen Liken und Kommentieren, durch die Tagging-Funktion. Indem Ihr Verein auf Bildern anderer User erwähnt wird, generieren Sie nämlich automatisch Reichweite und können diesen Inhalt auch auf Ihrem Vereinsprofil verwenden.

Weitere interessante Funktionen von Instagram für Vereine:

Facebook für Vereine

Im Vergleich zu neueren sozialen Medien lassen sich über das bereits im Jahr 2004 gegründete Netzwerk Facebook auch „ältere“ Demografien erreichen.

Statt der Altersgruppe zwischen 14 und 29 Jahren, die längst voranging auf Instagram und TikTok unterwegs ist, sind auf Facebook viele über 30-Jährige aktiv. Besonders geeignet ist ein Facebook-Profil somit für Vereine, die im Netz gezielt Inhalte an diese Zielgruppe ausspielen und Veranstaltungshinweise posten wollen. Zudem kann das Facebook-Konto mit einem Business-Profil verbunden werden. So können Vereine bestimmte Inhalte hervorheben oder Anzeigen schalten, um mehr Reichweite zu generieren.

Facebook Funktionen, die gerne von Vereinen genutzt werden:

Messenger-Dienste wie WhatsApp im Verein

Als beliebtester Nachrichtendienst im deutschsprachigen Raum wirkt WhatsApp auf den ersten Blick wie ein perfektes Tool für die Kommunikation im Verein. Und tatsächlich: Für Chats zwischen Mitgliedern und den unkomplizierten Austausch unter Mannschaftskollegen eignet sich die App perfekt. Vorsicht ist jedoch geboten, wenn es darum geht, den Messenger als offizielles Kommunikationstool des Vereins zu nutzen, denn: WhatsApp speichert Kontakte und personenbezogene Daten. Vereine, welche die App für offizielle Zwecke nutzen, laufen deshalb Gefahr, gegen die 2018 in Kraft getretene Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu verstoßen.

Als Vereinsverantwortlicher sollten Sie sich also genau überlegen, ob WhatsApp als Kommunikations-Tool in Frage kommt und ob Sie bereit sind den zusätzlichen Aufwand zu bewältigen, den es bedarf, um die App für Ihre Zwecke zu nutzen (etwa durch das Einholen der ausdrücklichen Zustimmung aller Mitglieder).

Weitere soziale Netzwerke für Sportvereine: YouTube, LinkedIn & Co.

Je nachdem was Sie mit Social Media für Ihren Verein anstreben und welche Zielgruppen Sie ansprechen wollen, kommen neben Facebook und Instagram auch andere Social-Media-Plattformen in Frage. Wollen Sie beispielsweise vor allem Erklär- beziehungsweise Trainingsvideos oder Spielaufzeichnungen und Sportlerinterviews veröffentlichen? Dann ist YouTube das richtige Social Network. Geht es Ihnen primär darum, Sponsoren zu gewinnen, sich mit anderen Vereinen und Unternehmen zu vernetzen sowie neue Mitarbeiter ausfindig zu machen? Für diese Zwecke eignet sich ein LinkedIn-Profil für Ihren Verein. Ist Ihr Vereinsangebot primär auf Kinder und Teenager ausgerichtet, stellt TikTok großes Potenzial dar.

Datenschutz und rechtliche Besonderheiten für Vereine auf Social Media

Da personenbezogene Daten laut eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs nur dann an Drittstaaten wie die USA weitergegeben werden dürfen, wenn ihr Schutz dort auf dem gleichen Niveau garantiert ist wie innerhalb der EU, ist die Nutzung von Plattformen wie Facebook und Instagram für offizielle Zwecke weiterhin nicht ganz unproblematisch. Betreiber von Fanpages und Vereinsprofilen haften theoretisch mit, da kaum überprüft werden kann, wie die Unternehmen hinter den Plattformen mit Daten umgehen.

Praktisch angreifbar machen Sie sich als Betreiber eines Vereinsprofils in den sozialen Medien zumeist erst, wenn Sie kein Impressum und keine Datenschutzerklärung angeben. Neben dem Datenschutz ist außerdem das Urheberrecht wichtig: Posten Sie Bilder auf Ihrem Social-Media-Kanal, sollten Sie sicher sein, dass diese nicht urheberrechtlich geschützt sind.

Sie wollen selbst Fotos oder Videos bei Veranstaltungen machen und diese für Social Media nutzen? Dann müssen Sie im Umgang mit dem Bildmaterial neben den Grundsätzen des Datenschutzes auch die Bildrechte beachten.

Sie sollten sich bei Veranstaltungen absichern, indem Sie darauf achten, dass die abgebildeten Personen bewusst wahrnehmen, dass sie fotografiert oder gefilmt werden. Wenn jemand in die Kamera lächelt, zeigt er sich zumindest damit einverstanden, in dem Moment abgelichtet oder gefilmt zu werden. Allein aus dem implizierten Einverständnis lässt sich aber nicht schließen, wozu dieses Bildmaterial verwendet werden soll. In der Regel kann dies durch Aufstellen von Hinweistafeln mit Angaben über Bilderstellung, Verwendung und Möglichkeit eines Widerspruchs erfolgen.

Einwilligung zur Verwendung von Bildmaterial
Der wichtigste Grundsatz ist, dass Sie für die Anfertigung und Nutzung von Bildmaterial mit Personen eine Rechtsgrundlage benötigen. Hier ist es die ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen. Diese muss vom Betroffenen freiwillig erteilt und vorher von Ihnen eingeholt werden – eine nachträgliche Einwilligung kann nach der DSGVO nicht erfolgen. Weiterhin muss die Einwilligung jederzeit einfach widerrufen werden können.

Der genaue Anlass und das einzelne Projekt, zu dem das Bildmaterial verwendet wird, müssen benannt werden. Pauschale Einwilligungen sind nicht zulässig.

Warum Sie eine schriftliche Vereinbarung über die Nutzung von Bildmaterial einholen sollten
Die Schriftform ist zwar nach der DSGVO nicht zwingend vorgesehen, dennoch ist sie aufgrund ihrer Beweiskraft und der mit der DSGVO geforderten Dokumentations- und Nachweispflicht des Erklärungsempfängers die sicherste Form.

Sie müssen beweisen können, dass die Person mit den Aufnahmen und der Verwendung einverstanden war. Und das geht am besten, wenn Sie eine schriftliche Vereinbarung über die Nutzung von Bildmaterial haben.

Social-Media-Profil für Verein erstellen: Die ersten Schritte

Um ein Social-Media-Profil für den eigenen Verein zu erstellen, benötigt man, je nach Anbieter, zunächst einen privaten Account. Über diesen lässt sich die folglich erstellte Vereinsseite dann vernetzen und verwalten. So ist es zum Beispiel bei Facebook der Fall. Auf anderen Plattformen wie Instagram und LinkedIn lässt sich wiederum ganz einfach ein eigenständiges Vereinsprofil anlegen. Sobald die Seite erstellt ist laden Sie Vereinslogo, Profil- und Coverbilder hoch, fügen Informationen über den Verein und seine Angeboten hinzu und legen ein Impressum an. Im letzten Schritt animieren Sie Freunde und Fans, die Seite zu liken oder zu abonnieren. Ein Link zu den entsprechenden Social-Media-Kanälen in der Fußzeile Ihres Newsletters oder auf der Website des Vereins ist eine gute Möglichkeit hierfür.

Nachdem das Setup abgeschlossen ist, können Sie detailliertere Vereinsmarketing-Maßnahmen angehen und sich beispielsweise geeignete Hashtags, einheitliche Filter oder Bildbesonderheiten sowie die Tonalität für künftige Posts überlegen.

Account pflegen: So holen Vereine das Beste aus den sozialen Medien heraus

Die Pflege eines Vereinsprofils kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Viele verschiedene Arbeitsschritte sind notwendig, um ein Profil sorgfältig zu betreiben. Die gängigen Aufgaben der Social-Media-Verantwortlichen in Vereinen bestehen aus:

Vereine sollten die Öffentlichkeitsarbeit im Netz aufgrund der Vielzahl anfallender Aufgaben idealerweise als Gemeinschaftsprojekt verstehen und im besten Fall gleich mehrere Teammitglieder damit betrauen. So wird die Social-Media-Präsenz kooperativ gestemmt und nicht aus einer Hand geleistet. Das sorgt für Vielfalt, Aktualität und Spaß.

Lohnt sich Social-Media-Werbung für Vereine?

Sind Sie mit dem Wachstum Ihrer Vereinsprofile nicht zufrieden oder wollen Sie in kurzer Zeit eine größere Reichweite generieren, dann können Sie diese auf den meisten Social-Media-Plattformen mithilfe von zielgruppenspezifischer Werbung anschieben. Für 1.000 zusätzliche Impressionen für einen Post bewegt sich der Preisrahmen hier üblicherweise zwischen 5 und 8 Euro. So kann die Reichweite Ihrer Inhalte angekurbelt und potenziell Likes und Abonnenten generiert werden. Aufgrund der recht geringen Kosten für Social-Media-Werbung für Vereine, können Sie diese Möglichkeit doch einfach mal ausprobieren, vielleicht für ein anstehendes Event?