Kassenprüfung im Verein

Was ist eine Kassenprüfung im Sportverein?

Als Kassenprüfung bezeichnet man – wie der Name schon sagt – die Kontrolle der Kasse, also aller im laufenden Finanzjahr getätigten Ausgaben und Einnahmen. Im Kontext von Sportvereinen bedeutet das: Der Kassenprüfer kontrolliert, ob das Vereinsvermögen von den Leitungsorganen des Vereins (also etwa der Geschäftsführung, dem Vorstand und dem Kassenwart) innerhalb eines definierten Zeitraums ordnungsgemäß verwaltet wurde. Dazu werden alle Zahlungen von Mitgliedsbeiträgen, Spenden und auch alle Rückerstattungen auf Korrektheit geprüft und mit dem Haushaltsplan abgeglichen.

Wichtig ist dieser Schritt in Vereinen insbesondere deshalb, weil durch die Vorlage eines entsprechenden Prüfberichts sichergestellt werden kann, dass alle Mitglieder über die finanziellen Verhältnisse des Vereins informiert sind. In diesem Sinne schafft die Kassenprüfung auch immer eine Vertrauensbasis zwischen Vorstand und Mitgliedern. Zudem können durch die Zustimmung des gesamten Vereins auch etwaige Schadensansprüche ausgeschlossen und der Vorstand entlastet werden.

Kassenprüfer bestimmen – Rechte und Pflichten laut Vereinsrecht

In der Regel kann jedes qualifizierte Vereinsmitglied für die Rolle des Kassenprüfers in Betracht kommen. Ausgeschlossen sind jedoch (anders als beim Amt des Schatzmeisters) für gewöhnlich Vereinsmitglieder, die ein Vorstandsamt bekleiden oder einem anderen zu kontrollierenden Organ des Vereins angehören. So soll garantiert werden, dass der Kassenprüfer bei der Kontrolle von Finanztransaktionen, an denen er womöglich selbst beteiligt war, nicht in einen Interessenkonflikt gerät.

Bestimmt und mit der Prüfung beauftragt wird der Kassenprüfer von der Mitgliederversammlung. Dies berechtigt ihn in der Folge dazu, Einsicht in alle Geschäftsunterlagen des Vereins zu nehmen und stattet ihn mit einem umfassenden Auskunfts- und Informationsrecht aus. Im Umkehrschluss gehört es ab diesem Zeitpunkt zur absoluten Pflicht des Kassenprüfers, Missstände und buchhalterische Verstöße, die ihm im Zuge seiner Arbeit begegnen, umgehend zu benennen und diese niemals im Sinne des Vereins zu verschweigen.

Kassenbericht und Kassenprüfbericht für Sportvereine

Zu unterscheiden ist im Rahmen der Kassenprüfung zwischen dem sogenannten Kassenprüfungsbericht und dem Kassenbericht. Denn Letzterer hat zunächst einmal nichts mit dem Kassenprüfer zu tun, sondern wird in der Regel vom Schatzmeister des Vereins angefertigt. Darin listet dieser alle Einnahmen und Ausgaben, inklusive aller relevanten Belege und Rechnungen auf. Später dient dieser Kassenbericht dann dem Kassenprüfer als Grundlage für den Kassenprüfbericht. In gewisser Weise ist der Kassenprüfbericht also die Bestätigung (oder Beanstandung) des Kassenberichts durch den Kassenprüfer.

In dem Kassenprüfbericht geht es dementsprechend um:

Was beinhaltet der Kassenprüfbericht?

Da es keine konkrete gesetzliche Vorgabe zu der Frage gibt, wie ein Kassenprüfbericht auszusehen hat, können Vereine ihre inhaltliche Vorgehensweise in der Vereinssatzung selbst definieren. Klar ist jedoch auch, dass gewisse Inhalte und Eckpunkte im Kassenprüfbericht nicht fehlen sollten, um eine komplikationslose Abnahme des Berichts durch die Mitgliederversammlung zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem:

Zudem sollte in dem Prüfbericht auch detailliert festgehalten werden, welche Unterlagen dem Prüfer vorlagen, wie diese geprüft wurden und welche Dokumente und Vorgänge dabei aus welchen Gründen von besonderem Interesse waren. All diese Informationen führen dann über zum Ergebnis der Kassenprüfung – und zu der Frage, ob der Kassenprüfer der Mitgliederversammlung die Entlastung des Vorstands empfiehlt.

Entlastung des Vorstands

Als Entlastung des Vorstands bezeichnet man einen formellen Akt, der für gewöhnlich im Rahmen der Mitgliederversammlung stattfindet und bei dem die Vereinsmitglieder den Vorstand von Bereicherungs- und Schadensersatzforderungen freisprechen. In seltenen Fällen kann der Vorstand – je nach Vereinssatzung – auch von anderen Vereinsorganen entlastet werden.

Da die Entlastung des Vorstands nur dann stattfinden kann, wenn die Vereinsmitglieder alle relevanten Informationen zur Arbeit des Vorstands erhalten haben, bildet auch der Kassenprüfbericht eine wichtige Grundlage für die Entlastung. Denn sollten Erkenntnisse aus der Kassenprüfung darauf hindeuten, dass in den Kassenbüchern des Vereins Unregelmäßigkeiten bestehen oder der Vorstand den Verein in anderen finanziellen Belangen nicht ordnungsgemäß vertreten hat, dann muss dieser Umstand zwangsläufig in die Bewertung der Mitgliederversammlung miteinfließen. Im Zweifelsfall können die Mitglieder dann auch entscheiden, den Vorstand nicht zu entlasten und stattdessen weitere Untersuchungen zu veranlassen.

Kassenprüfung im Verein: Checkliste

Da qua Gesetz nicht vorgeschrieben ist, wie eine Kassenprüfung im Detail auszusehen hat, stellen auch Muster und Leitfäden keine allgemeingültigen Vorlagen dar. Trotzdem gibt es für angehende Kassenprüfer eine ganze Reihe von Eckpunkten, die vor und während der Kassenprüfung beachtet bzw. abgearbeitet werden sollten. Unter anderem die folgenden Fragen können dem Kassenprüfer dabei als Orientierung dienen:

Haftet der Kassenprüfer im Verein – und welche Konsequenzen drohen?

Da Kassenprüfer als Kontrollorgane des Vereins fungieren und zuvor selbst nicht in die Prozesse und Transaktionen eingebunden gewesen sein sollten, die sie fortan kontrollieren, kann ihnen für gewöhnlich auch keine Haftung übertragen werden. Gerade bei umfangreichen Prüfungsprozessen kann der Kassenprüfer zudem nicht dafür garantieren, alle Fehler und Missstände lückenlos aufzudecken.

Das bedeutet allerdings nicht, dass ein Kassenprüfer nicht nach bestem Wissen und Gewissen handeln muss. Im Gegenteil: Handelt der Prüfer bei seiner Arbeit fahrlässig, macht bewusst falsche Angaben oder unterschlägt gewisse Informationen, kann er durchaus dafür belangt werden. In diesem Fall kann nämlich beispielsweise eine Haftung nach § 825 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) bestehen bzw. eine „sittenwidrige vorsätzliche Schädigung“ vorliegen, für die Schadensersatz fällig werden kann.

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