Digitale Vereinsverwaltung – Die richtigen Online-Tools nutzen

Die Vorteile der Digitalisierung für die Vereinsverwaltung nutzen

Die Verwaltung eines Vereins ist eine verantwortungsvolle Arbeit mit breit gefächerten Aufgabenbereichen. Je größer und aktiver der Verein wird, desto schneller können die administrativen Aufgaben an Übersichtlichkeit verlieren. Verhindern Sie, dass Ihre Mitarbeiter sich überfordern oder gar verzetteln und unterstützen Sie sie mit der Einführung hilfreicher Online-Programme (Tools). Heutzutage sind diese so intuitiv, dass auch gestandene Vereinsmitarbeitende schnell von den Vorteilen der Funktionen überzeugt werden. Moderne Tools helfen auf allen Ebenen, denn sie:

Das sollten Sie beim Einsatz von Online-Programmen beachten

Für den Anfang sollten Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Schaffen Sie sich einen Überblick über Ihre alltäglichen Vereinsaufgaben und stellen Sie sich die Frage, wo eine Optimierung am nötigsten ist. So priorisieren Sie Schritt für Schritt, welche Verwaltungsaufgaben Sie zuerst digitalisieren sollten und welche Online-Programme dafür geeignet wären.

Generell gilt: Testen Sie einzelne Tools, bevor Sie kostenpflichtige Versionen erwerben. Ein Großteil der Online-Programme bieten gratis Testmonate oder Free-Versionen, die entweder zeitlich oder funktionell eingeschränkt sind. Setzen Sie das gewählte Tool über einen mehrwöchigen Testzeitraum ein, bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen. Besprechen Sie gemeinsam mit anderen beteiligten Tool-Nutzern Ihres Sportvereins die Vor- und Nachteile.
Wer zu viele neue Programme auf einmal nutzt, verliert schnell die Übersicht und das wiederum erschwert die Arbeit nur.

Wie Sportvereine kollaboratives Aufgaben- und Projektmanagement online etablieren

Anstatt mit Mails, Anrufen und Zetteln zu jonglieren, wird die Arbeitsstrukturierung durch digitale Task-Management-Tools vereinheitlicht. So wissen Sie stets, wo Informationen zu finden sind und wer der richtige Ansprechpartner ist. Außerdem haben alle Mitarbeitenden der Vereinsverwaltung Zugriff auf den aktuellen Stand der Dinge. Kollaborative Tools für die Aufgabenverwaltung verbessern aber nicht nur die Zusammenarbeit, sondern bringen auch den Vorteil einer digitalen Protokollierung und Archivierung, auf die jederzeit zurückgegriffen werden kann.

Bildlich gesprochen, können Sie sich solche Programme als eine Art virtuelles Aufgaben-Board vorstellen, auf dem Sie u. a.:

Task-Management-Tools wie beispielsweise Trello.com oder Asana.com bieten Vereinen eine gute Möglichkeit, die Aufgaben der Vereinsverwaltung online abzubilden. Hierbei erstellen Sie projektbezogene Boards (sozusagen digitale Pinnwände), die von allen mit Aufgaben betrauten Personen gesehen und bearbeitet werden können. Jetzt beginnt das virtuelle Teamwork: Projektaufgaben können beliebig bearbeitet, mit Checklisten, Anhängen, Terminen versehen und entsprechend dem Arbeitsstatus delegiert werden. Weitere Tools für Vereine, die Ihr Task-Management digitalisieren möchten, sind u. a.: Factro.de oder Monday.com.

Interne Vereinskommunikation online ausrichten

Egal, ob es um die Organisation eines Trainingscamps oder die Planung der nächsten Mitgliederversammlung geht: Je mehr Leute in einer Aufgabe involviert sind, desto komplizierter wird es, allen ein Sprachrohr zu geben. Digitale Plattformen machen es möglich, alle relevanten Vereinsakteure in den Informationsfluss einzubeziehen.

Die Kombination aus Online-Anruf, Chat und Kurzreaktion (z. B. Emojis) bietet Vereinen einen zentralen internen Kommunikationspunkt, der als Ergänzung zu klassischer E-Mail oder einem Telefonanruf einen entscheidenden Mehrwert bietet: Es ist informeller und beschleunigt aufgrund dessen automatisch den Austausch zwischen Teammitgliedern.
Da die meisten Kommunikationsprogramme als App auf dem Smartphone installiert werden können, erreichen Sie auch Trainer, die wenig Zeit am Schreibtisch verbringen.

Tools wie Slack oder Microsoft Teams bieten die Option, vereinsinterne Nachrichten über Einzelunterhaltungen, Gruppenchats oder ganze Kanäle zu versenden. Damit können sich Vereinskollegen privat miteinander über Direktnachrichten unterhalten. Aber auch die Erstellung einer geschlossenen Gruppe für die Kommunikation des Vorstands oder einer offenen Gruppe zur Abstimmung der nächsten Vereinsfeier ist möglich.

Austausch von Vereinsmitgliedern durch Social Media & Messenger Dienste

Für die Kommunikation zwischen Mitgliedern eignen sich soziale Netzwerke, auf denen Sie vereinsspezifische Hashtags etablieren. Oft nutzen sie auch Messenger Dienste zum Austausch untereinander, da sie diese aus dem privaten Umfeld kennen. So tauschen sie sich häufig über WhatsApp-Gruppen aus, um über Termine, Änderungen der Trainingszeiten sowie Krankheitsfälle auf dem Laufenden zu bleiben.

Aber Vorsicht: Aus Sicht der Vereinskommunikation ist WhatsApp nicht datenschutzkonform. Grundsätzlich dürfen Mitglieder eines Vereins privat freiwillig auf WhatsApp kommunizieren. Die Gründung einer WhatsApp-Gruppe und das Nutzen von WhatsApp für offizielle Zwecke als Verein verstößt jedoch gegen die DSGVO. Versenden Sie offizielle Anliegen am besten per E-Mail. Auch hier nicht vergessen, vorher das Einverständnis zum Versenden von E-Mails einzuholen, genau wie bei einem Vereinsnewsletter.

Online-Besprechungen & digitale Konferenzen in Vereinen

Langweilige Tagungen in staubigen Konferenzräumen gehören längst der Vergangenheit an. Heutzutage trifft man sich virtuell. Meetings finden vor der Kamera statt. Videokonferenzen werden für den unkomplizierten und digitalen Face-to-Face Austausch genutzt – sogar in großen Gruppen. Die Technologie macht es möglich, sein Gegenüber auch über weite Distanzen zu sehen. So werden Tools wie Skype, Zoom oder Jitsi von Vereinen eingesetzt, um Besprechungen per Video-Chat durchzuführen. Der Organisator bestimmt hierfür einfach den Zeitpunkt des Meetings und versendet einen automatisch generierten Link per Mail. Zum gegebenen Zeitpunkt klicken die Teilnehmer lediglich den Link an und finden sich im virtuellen Besprechungsraum ein. Weitere praktische Funktionen, die die Konferenz-Tools für Sportvereine mit sich bringen, sind das Teilen des Bildschirms, interne Chatfunktionen während der Meetings oder Live-Umfragen und Abstimmungen.

Perfektes Teamwork – virtuelles Brainstorming

In modern geführten Vereinen fallen des Öfteren Aufgaben an, die kreativen Input erfordern. Ideen für zukünftige Projekte – von ausgefallenen Konzepten der Mitgliedergewinnung bis hin zur Definition von Trainingsschwerpunkten – sind der perfekte Anlass für ein Online-Brainstorming. Um sich in der Hektik nicht zu verzetteln, kann das Brainstorming beispielsweise mit dem Tool Miro in die digitale Welt verschoben werden.
Hier können die Beteiligten auf ein virtuelles Whiteboard zurückgreifen und gemeinsam oder parallel Ideen sammeln und Prozesse ordnen. Dafür gibt es diverse Klebezettel, Formen und Farben, die frei befüllt und auf dem Board verschoben werden. So sammeln Sie Anregungen für Projekte und ordnen weiteren Input mühelos.