Nebenkosten prüfen & Steuern sparen – Das müssen Sie wissen

Was sind Nebenkosten und was ist in ihnen enthalten?

Als Nebenkosten werden alle Kosten bezeichnet, die einem Vermieter durch die Nutzung eines Mietobjekts entstehen. Dazu zählen unter anderem Kosten für Reparaturen, Steuern, Versicherungen, den Hausmeister und die Heizungswartung. Qua Gesetz dürfen Vermieter einen Teil dieser Kosten, auch umlagefähige Nebenkosten oder Betriebskosten genannt, auf die Mieter umlegen, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist.

Umlagefähige Nebenkosten vs. nicht umlagefähige Nebenkosten

Unter die Nebenkosten, die auf Mieter umgelegt werden können, fallen gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) unter anderem:

Zu den Kosten, die nicht umlagefähig sind und in jedem Fall vom Vermieter beglichen werden müssen, zählen alle Posten, die dem Unterhalt eines Hauses oder der Einrichtung einer Mietwohnung dienen. Dazu gehören gemäß § 1 der BetrKV:

ARAG Experte Tobias Klingelhöfer zur Abschaffung des Nebenkostenprivilegs

Am 30.6.2024 endete die Übergangsfrist eines bereits 2021 beschlossenen Gesetzes: Dieses sorgt für die Abschaffung des sogenannten Nebenkostenprivilegs, das Vermietern und Hausverwaltern bisher erlaubte, Kosten für den Kabelanschluss an die Bewohner weiterzuberechnen – ungeachtet dessen, ob diese ihn nutzen wollten. Ab jetzt gilt die eigene Entscheidung, welche Art von Fernsehen der Einzelne bevorzugt.

Wie hoch darf der Vermieter die Nebenkosten erhöhen?

Grundsätzlich dürfen Vermieter Ihre Nebenkosten erhöhen. Jedoch nicht um eine beliebige Summe. Vielmehr dient als Grundlage dafür die Nebenkostenabrechnung des vergangenen Jahres. Heißt: Haben Ihre Vorauszahlungen im letzten Jahr nicht ausgereicht und es kam mit der aktuellen Nebenkostenabrechnung zu einer Nachzahlung, darf Ihr Vermieter künftig höhere Abschläge verlangen. Auf ein ganzes Jahr betrachtet darf die Erhöhung der Nebenkosten durch den Vermieter allerdings nur um den Betrag der letzten Nachzahlung erhöht werden. Da Betriebskosten mit der monatlichen Miete vorausgezahlt werden, ergibt sich eine Erhöhung der monatlichen Vorauszahlung in Höhe von 1/12 des gesamten Nachzahlungsbetrags.

Mietvertrag auf richtige Nebenkostenregelung prüfen

Wir empfehlen allen, ihre Mietverträge im Hinblick auf die Nebenkostenregelung genau zu prüfen. Insbesondere in älteren Verträgen sind häufig Nebenkostenpauschalen oder Inklusivmieten vereinbart. Damit sind alle zusätzlichen Betriebskosten abgegolten. Vorsicht heißt es auch bei schwammigen Formulierungen wie „plus die üblichen Betriebskosten“, denn was ist schon üblich?

Idealerweise enthält der Mietvertrag den Hinweis auf § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV), in dem alle Betriebskosten genau aufgelistet sind. Aufwendungen, die über die dort enthaltenen Punkte hinausgehen – wie z. B. Aufwendungen für die Reinigung der Dachrinne oder die Wartung des Blitzableiters – müssen explizit im Vertrag erwähnt werden, sonst sind Sie nicht verpflichtet, dafür zu zahlen.

Formale Vorgaben einer Nebenkostenabrechnung

Vermieter haben sich bei der Nebenkostenabrechnung an einige formale Vorgaben zu halten. Formfehler können sogar dazu führen, dass der Vermieter am Ende auf den Kosten sitzen bleibt. Grundsätzlich muss die Abrechnung für jeden verständlich sein – und zwar ohne, dass man ein BWL-Studium absolviert hat. Dabei gilt: Je detaillierter die Abrechnung, desto besser ist sie. Folgende Angaben müssen in jedem Fall enthalten sein:

Nebenkostenabrechnung bis wann? Das sind die Fristen

Zahlen Sie Ihre Nebenkosten zusammen mit der Miete, also in Form einer sogenannten Nebenkostenvorauszahlung, dann ist Ihr Vermieter nach § 556 des BGB dazu verpflichtet, einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Diese sollte Ihnen spätestens zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden, denn sonst sind Nachforderungen ausgeschlossen. Konkret heißt das: Hat der Vermieter zum Beispiel bis zum Ende des Jahres 2022 keine Abrechnung von 2021 geschickt, kann er in der Regel nichts mehr nachfordern. Er kann in diesem Fall auch nicht behaupten, er habe die Abrechnung 2021 mit der von 2022 zusammenfassen wollen. Eine Ausnahme besteht dann, wenn der Vermieter nachweisen kann, dass die Verzögerung nicht auf ihn zurückzuführen ist, etwa dann, wenn das Finanzamt den Grundsteuerbescheid zu spät geschickt hat.

Haben Sie die Abrechnung erhalten, dann haben Sie qua Gesetz bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Erhalt der Abrechnung Zeit, diese zu prüfen. Der Abrechnungszeitraum muss immer zwölf Monate betragen. Dabei ist egal, in welchem Monat die Abrechnung startet. Das bedeutet auch, dass Sie nur anteilige Kosten zahlen, wenn Sie eine Wohnung mitten im Abrechnungszeitraum beziehen.

Eine gute Nachricht für Mieter: Wer in Unkenntnis der Rechtslage eine verspätet eingegangene Nebenkostenabrechnung bezahlt hat, kann die Zahlung auch später noch zurückverlangen. Ergibt sich andererseits bei der Abrechnung durch geleistete Vorauszahlungen ein Guthaben für Sie, können Sie auch nach der Zwölf-Monats-Frist Ihre Nachzahlungen vom Vermieter fordern. Erstellt der Vermieter gar keine Abrechnung, können Sie die laufenden Vorauszahlungen zurückbehalten.

So können Sie hohen Betriebskosten vorbeugen

Viele Mieter fürchten sich am Ende des Jahres vor hohen Betriebskosten-Nachzahlungen. Es gibt einige Maßnahmen, mit denen Sie Ihren Energieverbrauch reduzieren und somit die Kosten in Schach halten können.

Kann ich die Nebenkosten steuerlich absetzen?

Ja, insbesondere Kosten für die Reinigung und Wartung können steuerlich abgesetzt werden. Instandsetzungs-, Reparatur- und Materialkosten werden derweil nicht berücksichtigt. Insgesamt können Sie 20 Prozent der Kosten für haushaltsnahe Dienstleistungen und der Arbeitskosten für Handwerkerleistungen absetzen. Und das sogar, wenn Ihr Vermieter die Arbeiten beauftragt hat. Der Lohnkostenanteil wird direkt von Ihrer Steuerschuld abgezogen.

Die Höchstgrenze der absetzbaren Handwerkerleistungen liegt bei 6.000 Euro. 20 Prozent davon entsprechen einer Steuerminderung von 1.200 Euro. Die Obergrenze bei den haushaltsnahen Dienstleistungen wiederum liegt bei 20.000 Euro. 4000 Euro können also maximal von der Steuer abgesetzt werden. Diese Beträge werden durch die Nebenkosten allein aber selten erreicht. Sie können sie anfüllen mit den Lohnkosten beispielsweise des Malermeisters, den Sie selbst beauftragt haben, oder mit den Kosten für Ihre eigene Reinigungskraft.

Übrigens: Gehen die hier spezifizierten Aufwendungen aus Ihrer Nebenkostenabrechnung nicht hervor, dann muss Ihr Vermieter Ihnen eine Bescheinigung über die Kosten, die Sie steuerlich absetzen können, ausstellen.

Wo werden die Nebenkosten in der Steuererklärung eingetragen?

Ihre Nebenkosten können Sie ab Zeile 71 im Mantelbogen Ihrer Steuererklärung (ESt 1 A) eintragen. Dort können Steuerermäßigungen für Kosten beantragt werden, die durch Haushaltshilfen, Handwerkerleistungen und weitere Dienstleistungen rund um Ihren Haushalt entstanden sind. Darunter fallen auch haushaltsnahe Beschäftigungen, wie etwa von einem Hausmeister oder einem Gärtner verrichtete Arbeiten. Können Sie die entsprechenden Zeilen in Ihrem Steuerprogramm nicht finden, dann suchen Sie nach dem Feld „Haushaltsnahe Beschäftigungsverhältnisse, Dienstleistungen und Handwerkerleistungen“.

Nebenkostenabrechnung prüfen: Wie gehe ich vor?

Egal ob Sie einen Formfehler entdeckt haben oder vermuten, dass Ihre Betriebskosten zu hoch ausgefallen sind: Sie sollten Ihre Nebenkostenabrechnung in jedem Fall prüfen. Kontrollieren Sie dafür zunächst, ob Ihr Vermieter eine dem § 259 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) entsprechende Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben gemacht hat. Zu den notwendigen Angaben zählen die Auflistung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, der berechnete Anteil des Mieters und die Angabe über erfolgte Betriebskostenvorauszahlungen. Zudem sollten Sie auch ein Auge darauf haben, ob Ihr Vermieter den richtigen Abrechnungszeitraum festgelegt hat. Dieser muss nämlich in jedem Fall zwölf Monate betragen. Bei einer Abweichung von diesem Zeitraum ist die Nebenkostenabrechnung unwirksam.

Hat sich Ihr Vermieter an die Mindestangaben und andere Formalitäten gehalten, dann sollten Sie des Weiteren kontrollieren, ob die Berechnung Ihrer Vorauszahlungen richtig ist. Bei einem ungewohnt hohen Preisanstieg zum Vorjahr könnte ein Fehler vorliegen. Ist dies nach Angaben Ihres Vermieters nicht der Fall und haben Sie trotzdem eine begründete Vermutung, dass die Betriebskosten zu hoch angesetzt sind, dann sollten Sie die Nebenkosten persönlich prüfen. Dazu haben Sie das Recht auf Akteneinsicht. Vermieter sind beim Stellen ihrer Forderungen dazu verpflichtet, Ihnen auf Wunsch Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zu gewähren. Dazu gehören nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs (Az.: VIII ZR 118/19) nicht nur Rechnungen, sondern auch Zahlungsbelege. Denn nur so können Sie die Rechnungen prüfen.

Bitten Sie Ihren Vermieter falls nötig also um einen Termin, denn laut einem Urteil des Bundesgerichtshofs haben Sie grundsätzlich keinen Anspruch auf eine Zusendung von Fotokopien der Rechnungsbelege, insofern Ihr Vermieter nicht weit entfernt wohnt. Verweigert Ihnen Ihr Vermieter die Akteneinsicht, dann haben Sie für die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen ein Zurückbehaltungsrecht.

Was tun, wenn die Nebenkostenabrechnung falsch ist?

Haben Sie in Ihrer Nebenkostenabrechnung einen Fehler ausfindig gemacht, dann können Sie innerhalb von zwölf Monaten nach Eingang der Abrechnung Widerspruch einlegen. Für den Widerspruch selbst gibt es zwar keine Formvorgaben, es ist jedoch empfehlenswert, ihn in schriftlicher Form einzureichen und sicherzugehen, dass er seinen Empfänger erreicht. Dies können Sie entweder sicherstellen, indem Sie das Widerspruchsschreiben in Anwesenheit von Zeugen persönlich an Ihren Vermieter übergeben oder es in seinen Hausbriefkasten einwerfen. Noch sicherer ist es, einen unabhängigen Boten mit der Zustellung des Schreibens zu beauftragen. Im Streitfall kann dieser dann als Zeuge den Einwurf des Schreibens bestätigen.

Da die Nebenkostenabrechnung für viele Mieter nur schwer durchschaubar ist und – genauso wie die Rechtsprechung hinsichtlich der Betriebskosten – auf den ersten Blick kompliziert wirken kann, ist es mitunter sinnvoll, den Rat eines Anwalts einzuholen. Insbesondere dann, wenn Sie mit Ihrem Vermieter wegen der Abrechnung keine Einigkeit erzielen können und sich womöglich auf dem Weg in eine offene juristische Auseinandersetzung befinden, ist eine gute Rechtsberatung lohnenswert.