Dienstrad – das Fahrrad auf Firmenkosten
Firmenauto? Nein, danke! Immer mehr Mitarbeiter lehnen den Dienstwagen ab und satteln auf ein Dienstrad um. Das darf auch privat genutzt werden. Und Steuervorteile gibt's auch.
Hajo Brumund
Rechtsanwalt und Partner
05.10.2020 • 2 min Lesezeit
Das Rad als Dienstfahrzeug? Das gibt es doch schon viel länger! Richtig. Allerdings durften Mitarbeiter ihr Dienstrad früher nicht privat nutzen. Ausschließlich betriebliche Fahrten waren drin. Diese Regelung hat der Gesetzgeber geändert und den Angestellten nicht nur freie Fahrten außerhalb der Arbeitszeiten, sondern seitdem auch Steuervorteile eröffnet.
Thomas H. stört der morgendliche Berufsverkehr wenig. Auf seinem Fahrrad schlängelt er sich mit einem breiten Grinsen zwischen den im Stau stehenden Autos durch. Fünf Kilometer braucht er ins Büro und ist bei jeder Verkehrslage pünktlich wie eine Schweizer Uhr. Schön und gut. Aber er schwitzt mit Sicherheit ganz schön, oder?
Überhaupt nicht. Denn Thomas H. fährt ein E-Bike für rund 4.000 Euro – und zwar ohne, dass er die Summe zahlen musste. Möglich macht es das Dienstwagenprivileg.
Freie Fahrt für Diensträder
Mit einer Regelung vom Dezember 2012 dürfen Mitarbeiter Fahrräder wie Dienstwagen nutzen. Und das nicht nur für Geschäftsfahrten, sondern auch für die Picknick-Tour am Wochenende. Je nach Finanzierungsart reduzieren sich dabei die hohen Anschaffungskosten oder werden sämtlich eingespart. Zudem eröffnen Diensträder die Möglichkeit, die Einkommensteuer zu senken. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können sich die Kosten für das Firmenfahrrad teilen oder jeweils selbst übernehmen.
Wenn der Arbeitnehmer das Fahrrad mitfinanziert
Soll der Mitarbeiter die Kosten oder einen Teil davon tragen und entscheidet sich für ein Leasing, sieht das Ganze folgendermaßen aus: Der Arbeitnehmer vereinbart mit dem Arbeitgeber die Nutzung eines Dienstrads und sucht sich einen Drahtesel aus. Der Arbeitgeber erhält Sonderkonditionen, wodurch das Rad günstiger ausfällt. Das kann im Übrigen auch ein E-Bike, Pedelec oder ein High End Carbon-Rad sein. Die Raten, die für das Dienstrad anfallen, zieht der Arbeitgeber als Gehaltsumwandlung direkt vom Bruttogehalt seines Angestellten ab.
Der klare Vorteil
Durch das geminderte Bruttoeinkommen spart der Arbeitnehmer Steuern und Sozialabgaben. Da er das Dienstrad auch privat nutzt, muss er den geldwerten Vorteil allerdings versteuern. Bis Ende 2018 galt wie beim Dienstwagen die Ein-Prozent-Regelung. Dank einer Gesetzesänderung muss der Mitarbeiter für einen Drahtesel, den er nach dem 1. Januar 2019 erstmalig nutzt, aber nur noch 0,5 Prozent des Listenpreises als sogenannten „geldwerten Vorteil“ versteuern. Für 2020 wurde sogar nochmal nachgebessert. Jetzt gelten 0,25 Prozent – aber auch nur für Räder, die seit dem 1. Januar 2019 vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wurden. Ältere Diensträder profitieren davon nicht.
Im Fall von Herrn Thomas H. mit seinem E-Bike für 4.000 Euro wären das 10 Euro im Monat. Nach einer Laufzeit von drei Jahren kann Herr H. ein neues Leasing-Rad wählen oder sein altes für zehn Prozent des ursprünglichen Preises behalten. Summa summarum erhält er das Fahrrad deutlich günstiger als bei einer privaten Anschaffung. Am Ende ist eine Ersparnis zwischen 30 und 50 Prozent drin. Zudem profitiert der Mitarbeiter auch vom Service. Denn Wartung und Versicherung sind in der Regel im Leasing-Vertrag des Dienstrads eingeschlossen.
Wann gilt die 0,03-%-Regel?
Wer einen Dienstwagen nutzt, muss neben der Ein-Prozent-Regelung die 0,03-Prozent-Regelung beachten. Dabei versteuert der Gesetzgeber den Weg zur Arbeit zusätzlich mit 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer.
Für ein Dienstrad gilt diese Regelung nicht. Allerdings gibt es eine Ausnahme: E-Bikes mit einer Leistung über 25 Stundenkilometern gelten als Kraftfahrzeuge – und unterliegen damit der 0,03-Prozent-Regelung.
Wenn der Arbeitgeber die Anschaffung übernimmt
Kommt der Arbeitgeber für die Kosten für das Dienstrad auf, hat der Arbeitnehmer den größten Vorteil. Kein Wunder, schließlich trägt in dem Fall nicht nur der Chef die monatlichen Leasinggebühren. Für den Mitarbeiter ist das Dienstfahrrad seit Anfang 2019 sogar steuerfrei, wenn er es nach dem 1. Januar erstmalig nutzt! Anders als bei der Finanzierung durch Gehaltsumwandlung ist die 0,5-Prozent-Regelung hier nicht anwendbar. Die Steuerbefreiung gilt auch für Pedelecs und E-Bikes, sofern sie nicht schneller als 25 km/h fahren.
Kann meine Familie das Dienstrad nutzen?
Sobald das E-Bike oder das hochwertige Carbon-Rad in der heimischen Garage stehen, kommt von der Familie schnell die Frage auf: „Kann ich eine Runde drehen?“. Aber darf man das Dienstrad überhaupt verleihen?
Das hängt von der Vereinbarung mit dem Arbeitgeber ab. In jedem Fall sollten Sie eine Überlassungsvereinbarung aufsetzen und die Nutzungsberechtigten schriftlich festlegen.
Wer zahlt das Leasing, wenn ich krank bin?
Bleibt ein im Wege der Entgeltumwandlung finanziertes Dienstrad auch während einer längeren Arbeitsunfähigkeit im Besitz eines Arbeitnehmers, sodass er es weiter nutzen kann, muss er die Leasingraten für das Rad in der Zeit des Krankengeldbezugs selbst tragen. Das hat das Arbeitsgericht Aachen entschieden (Az.: 8 Ca 2199/22).
Wer zahlt das Zubehör?
Ein sicherer Helm, wetterfeste Kleidung oder eine Fahrradtasche – wer in die Pedale tritt kommt nicht um das ein oder andere Zubehör herum. Aber wer trägt die Kosten, wenn es sich bei dem Drahtesel um ein Dienstrad handelt? Generell gilt, dass alles was fest mit dem Fahrrad verbunden ist, zur Ausstattung gehört und damit unter die Anschaffungskosten fällt. Helm, Regenjacke oder anderes Zubehör muss der Mitarbeiter aus eigener Tasche zahlen. Beim Fahrradschloss ist es rechtlich nicht geregelt, wer für die Kosten aufkommen muss. Allerdings ist es so, dass hochwertige Fahrräder eine ordentliche Diebstahlabsicherung unabdingbar machen. Bei den Dienstrad-Verhandlungen mit dem Arbeitgeber schadet es daher nicht, direkt über die Bereitstellung eines Fahrradschlosses zu sprechen.
Hajo Brumund
Fachanwalt für Arbeitsrecht und Verkehrsrecht
- Rechtsanwalt und Partner, rbo-Rechtsanwälte und Notarin GbR
- ARAG Partneranwalt & Arbeitsrechts-Experte
- Fachanwalt für Arbeitsrecht seit 2008
Ich bin Fachanwalt für Arbeitsrecht in Oldenburg und unterstütze Arbeitnehmende in unserer Kanzlei bei allen rechtlichen Angelegenheiten. Mein Ziel ist es, die oft komplizierte Rechtsprechung im Arbeitsrecht verständlich für jeden aufzubereiten. Ich beantworte gerne Fragen und bin unter folgender Nummer erreichbar:
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