Abmahnung im Beruf: Gründe, Rechte und Grenzen

Was ist eine Abmahnung eigentlich?

Von einer Abmahnung ist die Rede, wenn ein Arbeitgeber einen Mitarbeiter auf ein arbeitsvertragswidriges Verhalten hinweist und ihn dazu auffordert, dieses in Zukunft zu unterlassen. Eine Abmahnung liegt immer dann vor, wenn

Insofern unterscheidet sich eine Abmahnung wesentlich von einer sogenannten Ermahnung. Diese kommt zwar ebenfalls einer Rüge durch die Chefetage gleich, erfüllt im Unterschied zur Abmahnung jedoch keinerlei konkrete Warnfunktion.

Abmahnung: Gründe, die zulässig sind

Obwohl Arbeitgeber prinzipiell das Recht haben, Arbeitnehmer abzumahnen, muss es für jede Abmahnung einen wichtigen Grund geben. Dabei können Abmahnungen nicht für jede Art des Fehlverhaltens am Arbeitsplatz ausgesprochen werden, sondern nur, wenn ein Arbeitnehmer gegen vertragliche Inhalte verstoßen hat. Ob dabei nur willentliches oder auch unwillentliches Fehlverhalten abgemahnt werden kann, ist umstritten. Spätestens dann, wenn eine Abmahnung für die Rechtfertigung einer Kündigung herangezogen wird, spielt die Frage der Vorwerfbarkeit jedoch eine entscheidende Rolle.

Was sind berechtigte Abmahnungsgründe?

Zu den zulässigen Gründen für eine Abmahnung zählen:

Wann ist eine Abmahnung unwirksam?

Trotz der obigen Beispiele für Abmahnungsgründe bedeutet das Vorhandensein eines solchen Vergehens nicht automatisch, dass es Ihren Arbeitgeber berechtigt, Sie abzumahnen. Jeder Einzelfall muss daraufhin geprüft werden, wie schwerwiegend das jeweilige Fehlverhalten tatsächlich war und ob es die Schwelle zur Vertragsverletzung erreicht.

Beispielsweise kann ein Arbeitgeber keine Abmahnung aussprechen, wenn ein Arbeitnehmer krankheitsbedingt fehlt. Wenn jedoch der Mitarbeiter es versäumt, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einzureichen oder unentschuldigt fernbleibt, könnte dies als Vertragsverletzung gewertet werden.

Bei Abmahnungen wegen Schlechtleistung muss der Arbeitgeber nachweisen, dass das Fehlverhalten des Arbeitnehmers schwerwiegend genug ist. Ansonsten ist die Abmahnung unwirksam, denn Minderleistung oder Fehler allein rechtfertigen sie nicht zwangsläufig. Es muss entweder eine Absicht erkennbar sein oder die Fehler müssen so gravierend sein, dass sie eine Abmahnung erforderlich machen.

Abmahnung: Frist nach einem Vorfall

Für Abmahnungen gelten keine gesetzlich festgelegten Fristen. Das Bundesarbeitsgericht fordert aber eine „zeitnahe“ Abmahnung, also innerhalb von zwei Wochen. Müssen allerdings noch Ermittlungen des Arbeitgebers vorgenommen werden, verlängert sich eine solche Frist entsprechend. Lässt sich ein Mitarbeiter ein Fehlverhalten zuschulden kommen, kann er für dieses also auch noch Wochen und Monate später abgemahnt werden.

Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?

Eine Verjährungsfrist gibt es für Abmahnungen nicht. Ist eine Abmahnung erst einmal ausgesprochen, kann sie im Zweifelsfall bis zum Ende eines Arbeitsverhältnisses in der Personalakte eines Mitarbeiters verweilen. In der Rechtspraxis hat sich jedoch gezeigt, dass Anträgen auf die Entfernung von Abmahnungen in der Regel nach rund zwei Jahren stattgegeben wird, insofern der jeweilige Mitarbeiter in der Zwischenzeit nicht erneut gegen Vertragsinhalte verstoßen hat.

Ist eine mündliche Abmahnung zulässig?

Entgegen der weitverbreiteten Annahme, dass Abmahnungen stets in schriftlicher Form erteilt werden müssen, sind auch mündliche Abmahnungen gültig. Dabei gelten für die Rechtmäßigkeit der mündlichen Abmahnung genau die gleichen Voraussetzungen wie für eine schriftliche Abmahnung. Das abgemahnte Verhalten muss vom Arbeitgeber also genau beschrieben werden; der Arbeitnehmer muss explizit dazu aufgefordert werden, sein Verhalten in Zukunft zu ändern; und es muss für den Arbeitnehmer erkenntlich sein, dass ein wiederholtes Fehlverhalten eine Kündigung zur Folge haben kann.

Arbeitgeber sollten beachten, dass es von Nutzen sein kann, wenn während der Erteilung einer mündlichen Abmahnung Zeugen anwesend sind. Denn kommt es dazu, dass sich der Mitarbeiter und sein Chef zu einem späteren Zeitpunkt über die Inhalte der getroffenen Absprache uneins sind, lassen sich die Inhalte der Abmahnung im Zweifelsfall nicht mehr genau nachverfolgen. Aufgrund der erheblichen Beweisschwierigkeiten sollte also eher eine schriftliche Abmahnung ausgesprochen werden.

Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?

Wird ein Arbeitnehmer wiederholt durch vertragswidriges Verhalten am Arbeitsplätz auffällig und ignoriert er Ermahnungen und Abmahnungen durch seinen Chef, kann ihm eine sogenannte verhaltensbedingte Kündigung drohen. Wie vielen Abmahnung es bedarf, bevor es zu einer verhaltensbedingten Kündigung kommt, ist dabei jedoch von Einzelfall zu Einzelfall unterschiedlich.

So kann es einerseits durchaus vorkommen, dass ein Arbeitnehmer eine Vielzahl von Abmahnungen sammelt, ohne gekündigt zu werden. Andererseits kann ein Mitarbeiter für ein besonders schweres Vergehen am Arbeitsplatz auch gekündigt werden, ohne dass er zuvor überhaupt abgemahnt wurde.

Für Arbeitgeber gilt, dass sie einen Mitarbeiter nicht für ein und dasselbe Vergehen abmahnen und kündigen können. Denn eine Kündigung darf sich nicht auf ein Fehlverhalten beziehen, das bereits mit einer Abmahnung geahndet wurde. Mahnt Ihr Chef Sie ab, dann warnt er Sie damit nämlich nicht nur vor, sondern zeigt auch gleichzeitig seine Bereitschaft, mit Ihnen weiterzuarbeiten, insofern Sie Ihr Verhalten ändern.

Zudem darf der Arbeitgeber eine verhaltensbedingte Kündigung bei wiederholtem Fehlverhalten nur dann durch vorherige Abmahnungen rechtfertigen, wenn die Abmahnungen aus demselben Pflichtenkreis stammen. Kommt ein Mitarbeiter also wiederholt verspätet zur Arbeit, obwohl er dafür schon mehrmals abgemahnt wurde, kann ihm eine Kündigung drohen. Kommt er erst zu spät und wird danach nochmals abgemahnt, weil er Alkohol am Arbeitsplatz konsumiert hat, handelt es sich dabei jedoch zunächst nicht um einen Wiederholungsfall.

Muss ich eine Abmahnung unterschreiben?

Haben Sie eine Abmahnung erhalten, sind Sie in der Regel nicht gesetzlich dazu verpflichtet, diese auch zu unterschreiben. Und ohnehin sollten Sie bei der Unterschrift einer Abmahnung Vorsicht walten lassen. Denn während einige Arbeitgeber sich schlicht und ergreifend den Erhalt der Abmahnung bestätigen lassen wollen, gestalten andere das Schreiben so, dass der Arbeitnehmer mit seiner Unterschrift auch gleich das abgemahnte Verhalten bestätigt.

Erhalten Sie also eine Abmahnung, in der Sie dazu aufgefordert werden, Klauseln wie „erhalten und akzeptiert“ oder „gelesen und bestätigt“ zu unterschreiben, dann sollten Sie in jedem Fall davon absehen. Denn haben Sie den Grund für die Abmahnung erst einmal schriftlich bestätigt, können Sie dieses unfreiwillige Geständnis später – zum Beispiel im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses – nur schwer wieder zurücknehmen.

Abmahnung: Widerspruch und Gegendarstellung

Haben Sie eine Abmahnung erhalten, die Ihrer Meinung nach ungerechtfertigt ist, können Sie dieser jederzeit widersprechen und im Zweifelsfall auch gegen Ihren Arbeitgeber klagen. Wer sofort mit einer Klage vor dem Arbeitsgericht auf eine Abmahnung reagiert, der riskiert damit allerdings einen Bruch mit dem Arbeitgeber. In den meisten Fällen empfiehlt es sich deshalb, sich mit Ihrem Chef zunächst zusammenzusetzen oder – insofern die Differenzen nicht auf dem kurzen Dienstweg ausgeräumt werden können – von Ihrem Recht auf eine Gegendarstellung Gebrauch zu machen.

Für das Verfassen einer Gegendarstellung müssen Sie keine konkreten Fristen einhalten. Auch Wochen nachdem Sie abgemahnt wurden, können Sie Ihre Sichtweise der Geschehnisse schildern. Dabei sollte die Gegendarstellung in jedem Fall schriftlich festgehalten werden, da sie das Recht haben, dass Ihr Arbeitgeber sie zusammen mit der ursprünglichen Abmahnung in Ihre Personalakte aufnimmt.

Wollen Sie im Folgenden wirklich gegen Ihren Arbeitgeber klagen, sollten Sie sich in jedem Fall anwaltlich beraten lassen. Zwar kann eine Klage gegen eine Abmahnung aufgrund von formellen oder inhaltlichen Fehlern durchaus erfolgreich sein. Sie sollte jedoch nur als letztes Mittel verstanden werden. Denn sitzen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber erst einmal im Gerichtssaal gegenüber, ist das Arbeitsverhältnis im Regelfall kaum mehr zu reparieren.

Können Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber abmahnen?

Abmahnungen können nicht nur von der Chefetage gegen Mitarbeiter ausgesprochen werden, sondern auch von Mitarbeitern gegen ihre Vorgesetzten. Macht sich Ihr Chef also eines vertragswidrigen Verhaltens schuldig, steht es Ihnen grundsätzlich zu, ihn dafür abzumahnen. Dabei gelten für Sie genau die gleichen Voraussetzungen wie für Ihren Arbeitgeber. Sie können Abmahnungen also nicht für jede Art des Fehlverhaltens am Arbeitsplatz aussprechen, sondern nur dann, wenn Ihr Vorgesetzter willentlich gegen vertragliche Inhalte verstoßen hat.

Damit die Abmahnung rechtens ist, sollten Sie das abgemahnte Verhalten in jedem Fall genau beschreiben und Ihren Vorgesetzten explizit dazu auffordern, sein Verhalten in Zukunft zu ändern. Als „abmahnfähige“ Vergehen auf Seiten des Arbeitgebers zählen unter anderem: