Aufbewahrungsfristen 2024: Was darf in den Reißwolf?

Aufbewahrungsfristen: Achtung vor voreiligem Schreddern

Sie türmen sich auf dem Schreibtisch, ballen sich in Schubladen, Schachteln und Regalen und quellen aus Ihren Ordnern: Papiere! Um wieder etwas mehr Durchblick zu gewinnen, empfiehlt es sich deshalb, hin und wieder Ordnung im Büro und im privaten Aktenschrank zu schaffen. Zum Beispiel, indem man alte Rechnungen und Kontoauszüge aussortiert. Bei allzu viel Elan ist hier jedoch Vorsicht geboten, denn: In Deutschland gelten sowohl im privaten als auch im gewerblichen Bereich verschiedene Aufbewahrungsfristen! Bevor Sie voreilig ausmisten, sollten Sie also genau prüfen, was wirklich in den Schredder kann.

Welche Dokumente müssen in Papierform aufbewahrt werden?

Stoßen Ihre räumlichen Kapazitäten angesichts der Fülle an Dokumenten bereits an ihre Grenzen, dann brauchen Sie sich deshalb zunächst keine Sorgen machen. Denn nur die wenigsten Unterlagen müssen tatsächlich in physischer Form aufbewahrt werden, darunter etwa die Eröffnungsbilanz und die jeweiligen Jahresabschlüsse. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können Sie auch auf Datenträgern speichern. Sie haben jedoch zu gewährleisten, dass die Daten zehn Jahre lang lesbar sind – für spezielle Zolldokumente gibt es Sonderregelungen.

Bedeutsam ist es beim Thema Aufbewahrung zudem, Kopien von wichtigen Dokumenten anzufertigen und diese getrennt vom Original aufzubewahren, am besten sogar in einem Safe oder einem Bankschließfach. Sie können die Unterlagen ansonsten einfach scannen und digital ablegen, jedoch idealerweise nicht zuhause. So stellen Sie sicher, dass Sie auch nach einem Einbruch oder Feuer Zugriff auf sie haben.

Aufbewahrungsfristen für Dokumente von Privatpersonen

Während Unternehmer per Gesetz dazu verpflichtet sind, bestimmte Unterlagen, Dokumente und Bücher aufzubewahren, gelten die üblichen Aufbewahrungsfristen nach dem Handels- oder Steuerrecht für Privatpersonen nicht. Trotzdem ist es unter gewissen Umständen im privaten Bereich vorgeschrieben oder zumindest empfehlenswert, wichtige Unterlagen für einen gewissen Zeitraum zu verwahren. Genau wie bei der Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen soll dadurch garantiert werden, dass gewisse Prozesse und Zahlungsvorgänge auch zu einem späteren Zeitpunkt noch zurückverfolgt und nachgeprüft werden können.

Aufbewahren sollten Sie deshalb als Privatperson unter anderem Kaufverträge, wichtige Kassenbons für Ihr Umtauschrecht und Garantieunterlagen sowie Handwerkerrechnungen. Und gerade Quittungen, die den Kauf von Gegenständen belegen, welche über eine Hausratsversicherung versichert sind, sollten Sie gut aufheben. Zudem ist es ratsam steuerrelevante Unterlagen und Kontoauszüge bzw. Bankunterlagen nicht voreilig zu entsorgen.

Aufbewahrungsfristen privat: Tabelle als Leitfaden

Welche Unterlagen sollten Sie als Privatperson aufbewahren und wie lange? Unsere Übersicht bietet Ihnen alle Antworten auf einen Blick:

Aufbewahrungsfristen für Unternehmen & Gewerbetreibende

Für Gewerbetreibende gilt eine Aufbewahrungspflicht, wenn sie gesetzlich zur Buchführung verpflichtet sind. Das bedeutet, dass sie ihre Geschäftsunterlagen verfügbar halten müssen. Jedenfalls für die festgesetzte Zeit.

Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen sind in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Diese schreibt für Wirtschaftsjahre mit Beginn nach dem 31.12.2023 ab einem Umsatz von 800.000 Euro bzw. ab einem Gewinn von 80.000 Euro pro Jahr eine Buchhaltung und das Führen von Aufzeichnungen vor. . Bis dahin lagen die relevanten Grenzen bei 600.000 bzw. 60.000 Euro.

Im Bereich Handelsrecht gelten derweil die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB). Darüber hinaus existieren zudem noch Gesetze und Verordnungen für spezielle Berufe und Tätigkeiten, die zur Buchhaltung verpflichten. Grundsätzlich gilt hier: Abhängig vom jeweiligen Dokument – sei es eine Personalakte, ein Lieferschein, eine Gehaltsabrechnung, ein Urlaubsantrag, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder ein Stundenzettel – kann die Aufbewahrungsfrist ganz unterschiedlich ausfallen. Zumeist handelt es sich bei der Aufbewahrungsfrist im gewerblichen Bereich jedoch um eine Frist von zehn, sechs oder zwei Jahren.

Was passiert, wenn Unternehmen Aufbewahrungsfristen nicht einhalten?

Verletzen Sie als Unternehmer die im Handelsrecht festgelegten Aufbewahrungspflichten, führt dies nicht zu direkten Sanktionen. Dafür können Sie jedoch aus strafrechtlicher Sicht in die Bredouille kommen, denn: Wer vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist Handelsbücher oder sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen vernichtet oder verheimlicht und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert, dem droht eine Geldstrafe oder sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren (§ 283b StGB). Zu einem noch empfindlicheren Strafmaß bis zu fünf Jahren kann es zudem kommen, wenn die Tat im Zustand einer sogenannten Unternehmenskrise begangen wurde, also etwa um eine drohende Zahlungsunfähigkeit oder eine Überschuldung zu vertuschen (§ 283 StGB).

Und auch steuerrechtlich hat die Verletzung der Aufbewahrungsfristen Konsequenzen. Denn kann ein Unternehmer keine steuerrelevanten Bücher und Aufzeichnungen vorlegen, ist das Finanzamt im Zweifelsfall dazu berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Zudem kann eine Verletzung der Aufbewahrungspflichten je nach Ausmaß und Schwere den Tatbestand der Steuergefährdung oder Steuerhinterziehung erfüllen.

Ein Tipp: Wollen Sie als Unternehmer auf der sicheren Seite sein, sprechen Sie vor jeder größeren Aktenvernichtung sicherheitshalber mit Ihrem Steuerberater. Wenn Sie sich bei Belegen hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist unsicher sind, fragen Sie direkt bei dem für Sie zuständigen Finanzamt nach, damit es bei einer eventuellen Betriebsprüfung kein böses Erwachen gibt.

Aufbewahrungsfristen medizinischer Unterlagen

Besondere Regelungen gelten bei der Aufbewahrungsfrist für verschiedene Arten medizinischer Unterlagen, also etwa bei Patientenakten und Röntgenbildern. So sind Ärzte nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch und dem Bundesmantelvertrag-Ärzte sowie der Berufsordnung der Ärztekammer der Länder grundsätzlich dazu verpflichtet, Unterlagen nach Abschluss einer Behandlung für zehn Jahre aufzubewahren. Darunter fallen unter anderem:

Für einige weitere medizinische Unterlagenarten gelten zudem noch längere Aufbewahrungsfristen. So besteht etwa für Dokumente über die Anwendung von Blutprodukten und genetisch hergestellten Plasmaproteinen eine Aufbewahrungspflicht von 30 Jahren. Weniger lange müssen derweil verschiedene Verwaltungsdokumente aufbewahrt werden, so zum Beispiel Überweisungsscheine (vier Quartale), Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (12 Monate) und Abrechnungsunterlagen (maximal 10 Jahre).